酒店采购管理制度lkibz98c.doc

酒店采购管理制度 ?1、制定采购计划 （1） 由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核； （2） 计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核； （3） 采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。 2、审批采购计划： （1） 财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核； （2） 财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算； （3） 将汇总的采购计划和预算报总经理审批； （4） 经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 3、物资采购： （1） 采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。 （2） 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 （3） 餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。 （4） 计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。 4、物资验收入库： （1） 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； （2） 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 5、报销及付款 （1）付款： ① 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； ② 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内； ③ 按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。 ④ 超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。 （2）报销： ① 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。 ② 采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 采购部业务操作制度 1、 按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表； 2、 向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案； 3、 在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购； 4、 按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购； 5、 货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报； 6、 货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。 7、 将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同； 8、 将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。 仓库管理制度 1、 仓库的分类： 酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。 2、 物品验收： （1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到： ① 发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收； ② 发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收； ③ 对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。 ④ 对购进品已损坏的不验收。 （2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。 3、入库存放： （1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管； （2）进仓的物品一律按固定的位置堆放； （3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上。 （4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。 4、保管与抽查： （1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。 （2）抽查： ①仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对； ②材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符