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档案科学化规范化管理的重要性和实施 　　摘 要：档案管理对于不断提升单位或部门综合实力、促进经济社会协调健康发展具有重要意义。要根据实际情况，学习国内外的先进经验，不断从人财物三个方面给予足够的投入，吸取管理过程中出现的教训，从自我出发，逐步完善档案管理工作，强化责任感和使命感的教育，采用各种方式激发管理者的工作热情，促进专业知识和能力的提高，形成人人参与档案管理的良好氛围，使档案管理工作走上科学化规范化的道路。 　　关键词：档案管理 科学化 规范化 　　中图分类号： G273 文献标识码：A 文章编号1674-098X（2014）03（a）-0189-01 　　档案管理是一个单位整体工作管理的组成部分之一。管理是否做到科学化规范化，可以影响档案及其信息能否发挥应有的作用。档案是对一个单位在自身发展过程中的真实记载，回顾分析过去的档案资料，进行档案信息化，科学化规范化管理档案可以不断提高工作效率和工作质量，有利于提高单位领导的决策能力，可以为单位指明今后的发展方向提供客观的依据。 　　1 档案科学化规范化管理的重要性 　　在我国全面改革的局面下，经济社会的发展有赖于档案的科学化规范化管理。这要求我们必须跟上时代发展的步伐，不断创新档案管理观念，将现代高精尖设备应用于其中，以先进的管理技术和手段，从档案及其信息中全面真实反映单位整体发展状况和工作成果。 　　通过科学化规范化管理档案，可以及时掌握单位的整体运行情况，通过经验和教训，为领导实施调整工作决策和策略提供客观依据，保证各部门处于高质量运转状态；有关部门可以及时了解单位工作成绩，为单位与相关部门沟通通奠定坚实的基础。 　　档案管理融合于单位整体工作管理，有利于更好地进行资源合理配置和整合，对单位中远期发展有一定意义，更有利于提高各项工作的管理效率，达到提高单位综合实力、提高经济社会快速健康发展的目的。 　　2 档案管理中存在的问题 　　档案科学化规范化管理有利于各项产业的健康有序发展。随着科学技术水平的不断提高，进一步淡化了档案管理在经济社会发展中的重要性，没有认识到档案管理的应有作用，甚或认为这项工作根本没有存在的必要。加之档案管理工作的特殊性，枯燥乏味，收入相对其他岗位较低，没有工作积极性，有的管理者漠视该项工作，具体表现在缺乏高度的工作责任感和使命感，工作态度拖沓，整天没精打采，没有应有的职业道德水准，不注重专业知识和技能的学习和培训久之抛之于九霄云外，对档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义不能得到充分认识。上述表现可导致单位档案管理工作失位，甚或出现无用论思潮，宣传工作重要性和意义的力度不够，领导对档案管理工作无暇顾及，处于不闻不问状态，长此下去可进一步弱化整个单位的档案意识，在单位整体工作中被边缘化，这阻碍了档案科学化规范化管理工作的健康发展，不利于单位业务工作的长足进步。 　　档案科学化规范化管理必须适应经济社会高速发展的需求，不断从人财物三个方面给予足够的投入，学习国内外的先进经验，吸取管理过程中出现的教训，从自我出发，逐步完善档案管理工作，强化责任感和使命感的教育，采用各种方式激发管理者的工作热情，促进专业知识和能力的提高，将这项工作放在单位整体足够高的地位，使单位员工注重任何有用档案资料的收集和利用，形成人人参与档案管理的良好氛围。 　　3 档案科学化规范化管理的实施 　　3.1 传统档案科学化规范化管理的实施 　　这里所说的传统档案通常是指从单位建立开始，每年从上级部门或本单位形成或制发的应及时归档的、完整无缺的文件、材料、声像、报表等各类资料。档案资料除政府相关部门和单位内部制发的各类文件外，还包括：（1）行政综合类。包括单位内部或相关部门召开的各类重要会议和活动纪事材料，单位内部制定的相关规章制度，各年度制定的发展规划、工作总结汇报，组织变革变迁、大事记、年报等相关佐证材料；（2）组织人事教育培训类。包括员工花名册及其年度变动表，教育培训卡及其名册；③会计统计类。主要指年度计划和各类统计报表。这些资料可以准确反映相关部门和单位各项业务工作相关活动的开展情况。管理者必须根据国家相关法律法规和单位内部制定的管理制度，分门别类地及时做好档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。 　　档案管理要做到：（1）文件材料立卷应齐全完整，主要包括分类、份数和每份的页数。跨年度文件资料立卷时应注意，跨年度的规划，放在规划对应的第一年；跨年度的请示，没有复文的放在请示年，有复文的放在复文年；跨年度的总结，放在总结对应的末年；跨年度的会议文件，放在会议对应的召开年。（2）文件材料归档应分类排列，不得分开，包括对应的正本与副本、印件与定稿、请示与批复。 　　按照规章制度借阅、查阅和销毁档案资料：（1）按规定办理借阅和归还档案资料手续，按规定