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基于工作过程地接旅行社计调业务操作与技巧探析 　　地接计调业务操作的整过程都要坚持“顾及客人利益，顾及旅行社利益和紧密结合实际”这三大原则，遵循一定的业务操作流程，结合实际随机应变，讲究灵活的业务操作技巧，才能使得旅行社接待服务工作更科学、顺畅和保障接待服务质量，才能进一步促进旅行社的可持续发展。 　　旅行社计调部是整个旅行社的神经中枢，牵一发而动全身。地接旅行社计调部是旅行社与当地各旅游服务企业的联络窗口，是旅行社整体业务的计划与审核部门，是旅行社服务质量和经营成本的控制者，更是旅行社决策的重要信息部门，它还为旅行社财务工作提供根本依据。可以说，地接旅行社计调人员的有效运作能使旅行社各部门形成完整的、互动的经营体系和综合接待能力。为此，地接旅行社企业对计调业务的操作往往都提出严格要求，强调操作的时效性、准确性、责任心和细心的要求；尤其强调，地接计调业务操作的整过程都要坚持“顾及客人利益，顾及旅行社利益和紧密结合实际”这三大原则，遵循一定的业务操作流程，结合实际随机应变，讲究灵活的业务操作技巧，才能使得旅行社接待服务工作更科学、顺畅和保障接待服务质量，才能进一步促进旅行社的可持续 　　发展。 　　一、接收与审核接待通知书 　　这一环节是地接社计调正式开始接待的第一步，总体要求是要严格把关、积极协调、讲究时效。地接社计调接待业务主要来源于组团社、中间商或本社外联部，由这些发团单位正式发送给地接社的书面接待计划，通常被称为“旅游接待通知书”。在地接计调工作中，通常接收接待通知有“口头接收”和“书面接收”两种形式。地接计调在正式接收到“旅游接待通知书”之前，一般都要先与已有发团意向的发团单位进行口头沟通、洽谈与对接，获取团队接待的主要信息，然后再请求对方及时发送书面的“旅游接待通知书”，并盖公章确认，以便更精确地给予安排与落实接待计划。 　　地接旅行社对接收与审核接待通知书工作一般都设有专岗，由专人负责，通常被称为“接单员”。他们是确保旅游接待业务顺畅接收和高效、高质量落实到位的重要环节。地接社接单员岗位的工作对象主要是发团单位。他们在接收到接待通知书后，一般应在5分钟内立即对接待计划中的行程、标准、价格和各项说明等细节进行审核，明确接待任务和要求，确定无异议后再根据各旅行社团队或散客抵达本地的年、月、日及时进行团队编号、分类、整理、登记，将团队相关信息登陆在团队动态表中。 　　二、编制接待计划 　　编制计划主要是要理清头绪，精细计划。地接计调编制的接待计划是各业务部门具体执行与落实相关服务的根本依据，要求地接计调要十分细致，容不得出现任何差错。一般来说，接待计划的表现形式简明扼要，以表格形式为主；内容齐全、要点清晰，能够一目了然。 　　接待计划内容要点包括旅游团队的基本情况、个性要求和基本日程安排。具体包括旅游团号、客源地、客人数、全陪数及性别、抵离日期、抵离航班、车次、住宿酒店、语种和其他特殊要求等；一般以所住宿的地区为基点进行团队日程的登记，如海南五天四晚游团队（海口进三亚出）的基本日程可表述为：“D1海口D2兴隆D3三亚D4三亚”。同时，编制表格时要注意在一些动态的要点处预留出一定的空间，以便落实计划时标识之用。团号的编制要能便于区别不同的团队，一般由“地接社名称的首个英文大写字母+年月日+字母”组成。 　　地接计调接收到需要变更的通知时，应积极协助处理，并做出相应调整，如面对团队人数增减、交通问题、行程变动等情况，及时做出修改行程并重新采购等。计调人员在对原计划进行调整时，应注意遵循“变更最小、宾客至上和同级变更”三大原则，力求做到不引起其他因素变故、不随意更改和内容标准与原计划一致。 　　三、落实接待计划 　　接待计划的落实是地接计调业务中最关键的一步，要求始终要坚持“保证供应、保证质量、控制成本”的原则。地接计调编制好旅游团队接待计划后，紧接着就是逐一落实计划，这是很重要的接待操作环节。地接社计调负责安排着旅游者的“吃、住、行、游、购、娱”等活动，为保证客人能“进得来、住得下、玩的好、出得去”，有大量具体、繁琐的工作要做，需要逐项落实。 　　（一）发送与确认计划。主要工作包括团队住房、用车、大交通客票和其他所需服务项目的预订和确认。地接计调要向有关旅游服务单位发送计划书，且要逐一得到对方书面确认，然后编制“接待确认书”，传真给组团社、中间商或外联部进行接待业务的确认。值得注意的是，地接计调是旅行社团队运营成本的控制者，因此在进行订房、订车等服务项目的操作时，要具有高度的责任心，要一团一议，努力将采购成本把控到最低。 　　1.订票。大交通客票是旅游团队能否出游的决定性要素，可以说“没有机票（火车票），团队就无法走”。所以当发团单位要求地接旅行社代为解决客人往返大交通的客票问题时，地接计调要积