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实施电子文件保管系统对档案管理意义 　　[摘 要] 电子文件保管系统给电子档案管理工作带来的不仅是支持电子文件鉴定、获取、著录、保管和检索的工具，而且它赋予了电子文件在信息领域独一无二的特殊地位，使其具备了作为组织机构活动的原始历史记录的凭证性价值和特征。 　　[关键词] 实施 电子 文件 保管 系统 意义 　　电子文件保管系统给电子档案管理工作带来的不仅是支持电子文件鉴定、获取、著录、保管和检索的工具，而且它赋予了电子文件在信息领域独一无二的特殊地位，使其具备了作为组织机构活动的原始历史记录的凭证性价值和特征。具体而言，在整个组织机构范围内开发和利用电子文件保管系统有以下六个方面的意义。 　　一．能够对电子文件数量的增长进行控制 　　最基本的逻辑推理显示：如果每一个工作日都产生大量的文件，并且对这些文件都进行无限期的保存而不进行有计划销毁的话，那么产生这些文件的组织则处在组织文件不受控制地增长的状态。在这里，我们仅以电子技术十分发达、办公自动化程度较高的美国为例来说明文件这种不受控制的增长状态：由于美国的大多数组织机构都缺乏有效途径来实现每每个工作日中新信息进入组织信息管理系统的速率与无用信息从管理系统中清除的速率保持一致，这就导致了电子文件这种无控制增长的状态，这也正是电子文件目前的实际状况。 　　那么，信息系统全体人员又是采取怎样的措施来应付电子文件这种爆炸性的增长呢?很木幸，他们采取的最普遍的解决办法是买更多的磁盘来扩大存储空间或者干脆把问题丢给直接存取存储设备。这种解决办法实际上根本没有解决问题。它相当于每年“购买一个更大的电子储藏室”。 　　二．能够更加有效地利用计算机资源 　　必须对信息存储系统进行管理。只有如此，才能保证初始存储介质全部用来保存现行的利用率最高的联机信息，而半现行的信息则存储在光学介质即光盘上，非现行信息则被“倾倒”在用于脱机保存的磁带上。最后，一旦电子文件不再有利用价值，则必须根据已经批准生效的电子文件保管期限表，有计划地从系统中彻底清除这些无用的电子文件。 　　当初始存储设备上承载了过多的非现行文件时，它就不可能达到最佳运行状态。除非应用这种把电子文件迁移与电子文件保管相结合的方法，否则不可能在系统运行中有效地减轻系统的负担。而只有电子文件保管系统才能有效地实现这种结合。在一些计算机环境下，这是证明实施电子文件保管系统必要性的一个十分重要的因素。 　　三．能够降低电子文件存储费用 　　在许多信息系统专家中有一种普遍的错误观念，即计算机信息存储费用及其附随费用对组织而言并不是一个有重要意义的问题。这是因为在存储介质的存储能力有相当大提高的同时，其价格却在下降。然而这种观点却忽略了在这笔费用中还应包括管理信息的费用，这样才是完整的。因此，就电子文件管理而言，各个组织机构应当计算的是在整个文件生命周期中保管电子文件所需的全部费用。 　　事实上，我们很难精确地计算过剩或者多余的电子信息的数量，但我们不妨在理论上把它假定为50％――如果大多数或全部的电子信息都被无限制地保存的话，50％这个数字绝不夸张。文件管理者和档案人员应当同信息系统的专家一起对这个数字及以这个数字为基础计算出的各种相关费用进行论证。然后得出在第一年和以后数年内最终节省下来的费用。如果组织机构内拥有大量的大容积／高增长率的应用程序，而且这些程序中还有相当部分的非现行文件被无限期地保存着，那么对这类组织而言，使用电子文件保管系统无疑是一个很好的机遇。姑且不考虑使用电子文件保管系统能带来的其他方面的利益，仅在费用上就能为组织带来很大的收益。因为使用电子文件保管系统在信息存储费用中节省下来的部分就足以支付应用该保管系统自身的开销了。 　　四．能够降低组织可能遭受的法律风险 　　许多观察家表示，要想降低由于牵扯进诉讼案件而带来的风险，就必须在组织内应用电子文件管理程序，因此，仅此一点就足以证明有必要使用电子文件保管系统来降低这类风险。 　　这个问题在产品制造业尤为显著。这是因为，这类组织经常因其生产的产品在运行中出现故障或其产品有害消费者和公众健康而面临产品质量责任诉讼。这类诉讼案件的判决通常都以作为证据的文件为依据。以美国为例，在诉讼之前当事人必须透露相关事实的资料文件，而且这些作为证据的资料文件向来为诉讼当事人所重视。 　　五．能够确保电子文件保管法律、法规的有效执行 　　只有通过法律上的研究来确定电子文件保管系统的各项功能需求，并确保这些需求在电芋文件的各个管理环节都能得到体现，才能对组织是否执行了这些保管要求进行有效的监督。 　　需要指出的是，虽然目前世界各国关于电子文件的专门性法律、法规数量仍然有限，并且其内容也有待进一步完善，但同时我们也看到各国政府正在为此积极努力，使这些关于不可视文件介质