中国煤炭工业协会档案管理办法.PDF

一、总 则 1、为加强中国煤炭工业协会（以下简称中煤协会）档案工作，保证归 档文件材料的齐全完整，便于查考利用，实现文书立卷归档工作的科学化、 标准化、规范化、制度化，根据内设机构的主要职责，及国家有关档案规 定，制定本办法。 2、本办法所称文件材料指协会内设部室在履行职责中形成的，具有保 存价值且办理完毕的各种文件材料（含电子版），包括文字、图表、音像、 实物等。 3、本协会档案工作实行文书立卷制度，应归档的文件材料必须经文书 立卷后定期向国家安全生产监督管理总局档案馆 （以下简称档案馆）移交， 实行集中统一管理。 二、归档范围及保管期限 4、归档工作以职责范围内形成的文件材料归档。 5、由两个或两个以上部门联合发文的文件材料，由主办部门负责归档。 6、协会党委会议、会长办公会议记要、各种会议材料及协会向上级领 导机关汇报的材料给予的批示、明传电报等均应归档。 — 1 — 7、档案材料的保管期限分为永久、长期（15年－50年）、短期（15年 以下）三种。记述和反映协会主要职能活动和基本历史面貌，具有长远利 用价值的重要文件材料定为永久。反映协会一般职能活动的，在较长时期 内具有查考利用价值的文件材料定为长期。只在较短时期内有查考利用价 值，反映协会一般或临时性职能活动的文件材料定为短期。 三、归档要求 8、建立健全日常归档制度，提高对归档工作的认识，各部室明确专人 负责此项工作。承办人员应将办理完毕的文件材料在一周内送交综合部进 行存档。 9、集中统一管理本协会归档文件材料，并按要求定期向档案馆移交归 档。文书立卷人员对协会应归档文件材料要底数清楚，并采取有效跟踪措 施，督促承办人员及时归卷，以确保应归档文件材料的齐全完整。 10、各部室起草的正式文件必须归档，且清稿、底稿齐全，正文中涉 及转发文、附件、附表的也要求齐全完整；文件草稿一般不需归档，如有 协会领导批示或有重要修改意见的草稿应与正文、底稿、电子文档一并归 档。有领导重要批示或有处理结果的文件收文处理单与被处理文件一并归 档。 除文字材料外的其他归档材料（如：图表、声像、实物等），必须附有 文字说明（时间、地点、人物、内容等）一并归档。 11、正文中涉及引用文件的，分别按以下办法归档： （1）引用文件如与正文为同一年度的，必须与正文组成一卷归档。引 — 2 — 用文件原则上归档用原件，如来文为复印件或有其他特殊情况时，可根据 收文章视为原件归档。 （2 ）引用文件如是以前年度的，可先不归档；但如经档案馆审卷人员 查找发现以前未存此文，则需将引用文件交档案馆，同正文一卷归档。 12、归档文件应符合以下技术要求： （1）归档文件清稿必须是正式印刷物且符合公文要求。拟稿、审稿、 签批应使用墨汁、碳素墨水、黑或兰黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、 复写纸、纯兰或红色墨水书写或签字。 （2 ）文件材料一般应归档保存原件，复印文件不作为档案保管；若确 无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应 复印归档，并加以说明。 四、立卷要求 13、综合部具体负责协会文件的立卷归档工作。文书立卷人员应将本 单位办理完毕的文件材料按归档要求收集齐全，并按一事一卷进行立卷。 14、文件材料立卷应遵循文件的形成过程和特点，保持文件内容间的 有机联系，便于保管和利用。 15、案卷组合应符合以下要求： （1）同一文件的清稿和底稿及第11条提及的草稿和文件收文处理单， 转发件与原件，正文与附件 （包括带有印刷物的附件）、附图、附表及引用 文必须组合为一卷；请示与批复可以组合为一卷。 — 3 — （2 ）年度计划