对人事档案管理工作思考.docVIP

对人事档案管理工作思考 　　摘 要：人事档案是人力资源管理过程中非常重要的环节，它为识别人才、选拔人才、使用人才提供了重要的依据。在改革开放的新形势下，人事档案管理管理应适应现代化的要求，为人力资源的开发、使用提供可靠的保障。 　　关键词：人事档案；管理；重要性；存在问题；规范思路 　　 　　人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现等各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。有效的人事档案管理对人才工作计划的制定与实施具有重要作用。 　　一、人事档案的重要性 　　在现代人力资源管理中，人事档案的作用包括两个方面：第一，档案对用人单位的作用。对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代的机关、单位为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解一个人，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位提高工作效率，提升整体素质的首选措施。第二，档案对个人的作用。现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。 　　二、目前人事档案管理中存在的问题 　　目前人事档案管理中存在的问题主要有以下几个方面： 　　（1）档案材料失真现象。真实性是档案的基本属性，失真使人事档案失去了凭证价值。笔者在工作中发现，有的档案材料中参加工作的年龄越填越小、学历越填越高、工龄越填越长、有的档案材料甚至出现了有涂改痕迹的现象，严重削弱了档案的权威性、严肃性,使得人力资源管理计划中的配置、退休解聘、补充等计划不能正确制定,必将给当前配置及未来人力资源的开发和使用带来极大的阻碍,从而有可能使单位错过很好的发展机遇。 　　（2）档案材料内容的简单雷同现象。人事档案是一个人社会实践经历的真实写照,它是对一个人面貌的全面、历史、客观地反映，它能使考察者在翻阅档案时，如见其人。但是，如今的人事档案材料单一、内容抽象，鉴定、考察材料中套话、空话多，根本体现不出个性特色，在个人正常晋升和选拔中已经失去了参考价值，进而影响了一个人工作的积极性，导致单位整体工作水平及工作效率的低下,削弱了人事档案对人力资源开发的价值。 　　（3）个人档案材料分散、缺失现象。人事档案归档过程应当是一个前后衔接、连续划一的有机整体，但长期以来，由于宣传力度不够，个人重视不够，导致了档案材料分散、缺失。这些现象，严重破坏了人事档案内容的完整统一，降低了人力资源管理的效力。 　　（4）人事档案管理手段落后。人力资源管理要求人事档案规范化管理，能够及时有效地提供各种档案信息，为人力资源管理提供服务。但是，目前的人事档案管理仍沿用传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于“看摊守点”，缺乏创新和竞争。 　　三、规范与提高人事档案管理工作的基本思路 　　1、切实提高档案管理人员的素质。 　　随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。 　　2、建立健全合理的人事档案管理制度 。 　　现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集