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电子文件归档中存在的问题及建议 　　摘要：本文根据实际工作情况，重点指出了目前电子文件在归档过程中存在的电子文件自身客观性特征带来的归档问题、电子文件归档不全现象、电子文件整理方法问题突出等，提出根据电子文件的特征，在口径和格式上严格把关；多措并举，全面收集；建立具有区域特征的网络电子文件接收管理系统的解决措施。 　　关键词：电子文件归档工作档案管理系统 　　为规范电子文件归档管理，自2002年以来，国家档案局和北京市档案局陆续下发了一些电子文件管理业务规范。比如，《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件管理暂行办法》《北京市电子文件归档与管理暂行规定》等。这些规范具有一定的适用性、前瞻性，从战略的角度对电子文件的管理提出了更高要求。尽管如此，由于缺乏配套设施、技术，以及电子文件自身的客观特点，使得电子文件归档工作在实操性、执行性等方面仍存在较大难度。 　　一、电子文件归档中存在的问题及原因 　　（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题 　　1.电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从定义中可以看到，电子文件对数字设备的依赖性较强，电子文件的读取需要通过数字设备上的相关软件系统获得支持。加之电子文件与纸质文件相比，具有容易被修改、删除、复制、损坏的特征，使得其在归档过程中会出现一定的问题。就一份电子文件而言，从形成到处理结束，往往要经过一个或者多个软件系统。比如，一些立档单位在处理公文的时候，往往是用办公软件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上传到办公自动化系统（OA，公文系统等），经领导审批将电子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。一份电子文件处理完毕直至电子文件归档，还需要涉及多个环节、部门甚至多个行业。此外，一份电子文件由内容、结构、背景信息组成，其本身也要经过多次修改和流转，这就造成内容、结构、背景信息的分散，加之操作系统和业务系统的多样性，档案员收集电子文件变得非常困难。 　　2.形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。在《电子文件归档与管理规范》中，列举了八种性质的电子文件，即文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。在《北京市电子文件归档与管理暂行规定》中对电子文件格式进行了较为详细的规定，通用格式主要有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可见，我们经常使用的常见格式并不是规定中要求的通用格式，这使得很多常用格式下需要进行归档的电子文件在归档时，特别是从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题，例如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式就会发生变化，还有很多不同格式之间的相互转化较为复杂。 　　（二）电子文件归档不全现象较为明显 　　电子文件归档不全的主要原因在于：一是电子文件管理相对滞后，意识还有待加强；二是业务系统中形成的电子文件，打印输出后，业务部门并没有从系统导出电子文件进行保存；三是电子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档后，电子文件就处于无人管理的状态；四是电子文件存储载体不安全，造成电子文件缺失；五是各立档单位电子文件的收集范围和保管期限不明确。笔者认为第五个方面是重要原因，如果电子文件的收集范围和保管期限没有明确，哪些电子文件必须归档，哪些可以不必归档都没有明晰，执行力就会削弱。例如，电子文件的收集范围大多参照纸质文件的接收范围，实际上二者并不等同，电子文件的收集范围比纸质文件的收集范围大，但实际收集数量很少。笔者根据历年接收电子文件的统计情况来看，目前收集到的电子文件大多是工作总结、照片等，而本来应该收集到的电子文件并没有收上来，如重大活动或事件的影像、电子公文等等。 　　（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用 　　电子文件属于非结构化数据，文件是其最小单位，要采用手动设置文件夹的方式来存储。《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，电子文件的整理应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。按照这一要求，很多立档单位都会建立不同层级的文件夹。比如，按照年度设置一级文件夹，按照科室设置二级文件夹，按照声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。科室业务中形成的电子文件，按时间顺序分别存