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PAGE 5 档案管理办法 GL/NHU-L XZ·05-2009 修订状态 第0次 1 主题内容与适用范围 　 本标准规定了档案管理的主题内容与适用范围、管理职责、管理内容与要求、归口管理与解释权限。 　 本标准适用于本公司档案管理。 2 管理职责 2.1行政科档案室负责收集各种档案资料，整理后及时装订成册，为公司的决策做好必要的资料准备。 2.2各部门设兼职档案员，在规定时间内及时进行档案移交。3 管理内容与要求 3.l 归档范围 　 凡是反映本公司工作活动，具有参考利用价值的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、照片、录音、录像、盘片等资料均属归档范围。 3.1.1 原图归档 　 地形测绘等工作中的原图比较精确应归档保存；设计工作中产生的原图，如已复制成底图的，可不归档。 3.1.2 协作项目科技文件材料的归档 　 主办单位应保存全部科技文件材料，协作单位只归档保存自己承担部分的科技文件材料。 3.1.3 未成功的科研或技术改进项目以及中断了的项目所形成的科技文件材料；确经国内外信息证明其技术已落后的可不必归档；凡是有参考价值的都要归档保存。 3.1.4 引进项目与外商合资项目 　 有价值的科研文件材料，应由管理使用单位收集归档。 3.2 归档时间 3.2.1 文书类档案 　 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类在次年5月底前完成归档。 3.2.2 会计档案  　 会计年度终了后由财务部立卷保管一年，再编造清册交档案室保管。 3.2.3 科技类档案 3.2.3.1 基建类在工程竣工验收后一个月内归档； 3.2.3.2 产品类在产品定型（投产）后一个月内归档； 3.2.3.3 设备类在设备安装调试后十五天内归档； 3.2.3.4 科研类在科研课题完成后一个月内归档。 3.3 归档要求 3.3.1 重要行文，必须有底稿（草稿）和正文一起归档。蓝图、底图、施工图和重要的原始版图以及外文资料和译文都必须同时归档。归档的合同、协议、纪要等应有各方签字盖章，归档资料要求完整、齐全。 3.3.2 归档文件材料：要求字迹工整，图像清晰，签字手续完备，并装订成册，标题简洁明确，禁用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。 3.3.2.1 归档文件材料必须与本单位分类编码相一致，按保管期限，根据保密制度等级整理。 3.3.2.2 归档的文件材料采用三孔一线装订成册，装订时不得使用金属物，图样按4号图折成手风琴式进行装订。 3.3.3 文件、图纸、照片等，一般归档一式二份，其中重要的和使用频率高的文件材料和蓝图应适当增加归档份数，以备使用。 3.3.4 公司生产、技术等重要的专业会议，新产品鉴定、科研成果鉴定，工程竣工验收，设备仪器开箱等必须有档案室人员参加。 3.3.5 企业工作人员因公外出参加学习、调查考察和参加各种会议等，将带回的文件或资料按照归档范围及时交档案室。 3.3.6 各部门的验收考评资料须装订成册，移交档案室。 3.3.7 档案室要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档等工作进行指导、监督、检查。 3.4 归档手续 　 编制文件归档移交清单（档案交接文据）。归档清单一式二份，移交时按清单上交点清楚，交接双方签字后各备一份，便于存查。 3.5 档案室资料库房管理 3.5.1 档案室资料库房管理要以防为主、防治结合为原则，切实做好防治有害生物、防尘、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作。 3.5.2 库房内严禁烟火。 3.5.3 库房内做到适温适湿并保持整洁、美观。柜内须放防虫药物。 3.5.4 配备吸尘器，加密封门和过渡门。 3.5.5 配备消防器材，定期检查更换。 3.5.6 库房内禁用明火装置和使用火炉，严禁存放易燃易爆物品。 3.5.7 库房钥匙由专职档案员保管，切实做好防盗措施。 3.5.8 库房不宜采用自然光源，应避免阳光直射。 3.5.9 对库藏档案经常进行检查，发现问题及时报告并采取相应防范措施。 3.6 档案保管 3.6.1 档案人员不得随意对外泄露档案材料情况，特别是涉及机密的材料。 3.6.2 档案人员不得允许外人进入库房任意翻阅档案材料。 3.6.3 档案人员不得将档案资料随意提供他人，不准将档案资料带到家庭或公共场所。 3.6.4 借用档案资料时，必须按借用人员所要查阅文件出借，不得随意借用无关资料。 3.6.5 外借资料要及时收回，查对无误后，及时入档，以防丢失。 3.6.6 需要摘录、复制、拍摄有关机密资料时，须事先经领导批准。 3.6.7 档案要随时加锁，严格遵守各项规章制度，以