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知识管理背景下企业档案收集工作模式创新研究 　　摘 要：本文阐述了企业档案知识管理对企业整体发展的重要性，依据知识管理理念的要求，从文件形成和捕获两方面提出企业档案收集工作创新管理具体措施，增加企业的知识储备，为企业档案“资源”建设提供有力保障，一方面对企业内部管理进行维护、协调、增加效率，另一方面对企业战略管理提供支持。 　　关键词：知识管理；企业档案管理；档案收集 　　1 知识管理在企业管理中的重要性 　　知识管理是在知识经济时代产生的一种新型管理模式，知识管理作为一种新管理模式在世界范围内得到广泛关注。根据Anne.P.Massey 2002[1]年提出知识管理的内涵：知识管理总目标是使知识资产资本化并带来可以得到的最大商业表现。知识管理是在知识经济下，企业为适应发展而做的有效反馈，是企业集体智慧的结晶，一方面通过运用集体智慧增强企业应变和创新的能力，另一方面是实现企业内部显性和隐性知识的新途径、新方法。 　　2 企业档案知识管理在企业管理中的重要性 　　档案和知识密切联系，不可分割。按照档案管理理论，档案是知识中具有保存价值各种形式的历史记录。在知识管理背景下企业档案管理是运用知识管理理念和方法进行企业档案管理。 　　在企业管理中，企业档案知识管理的作用主要体现在两个方面：一个方面是支撑企业内部运营管理，为企业研发、生产、经营各方面业务开展提供有力支撑，进一步增加企业效益；另一方面是对企业战略管理进行支持，为企业战略决策提供支持，确保能够长远发展。 　　3 企业档案知识管理的档案收集工作创新点 　　企业档案知识能够有效高质保证企业整体运营发展，并对企业整体战略发展提供有力支撑，需要加强企业档案收集工作，进一步充实档案资源。企业档案收集工作对象包含企业所产生文件的形成和捕获，这些环节与外部系统关联性强，是企业档案工作与外界环境进行物质、能量、信息交换的窗口。档案收集过程产生信息流，档案工作如何与外界环境进行信息，物质、能量交换，过程集成就是运用知识管理理论解决这一问题的方法。 　　3.1 文件的形成 　　企业文件来源众多，有来自企业内部业务人员，上级单位等。各类文件形成背景也不尽一致，有经营管理、产品研发、建设项目等，这些文件有处于文件流转系统，有处于业务活动系统，很多散落在企业员工个人之手。传统档案管理方式对文件生命周期的这两个阶段关注不多，有的是提简单的要求，例如各业务制度或程序有归档相关的规定，但是这些要求往往很难落到实处。企业各类业务体系不是独立运作，而是相关的。针对这些问题，需要通过知识管理理论系统明确档案收集的范围。不能把思路局限于档案严格意义上的归档范围，要根据企业发展建设需要，重点强调“资源”建设，将有价值的文件进行收集。在具体实现过程中要根据文件形成和捕获阶段各业务运动的相关性，有效建立文件与文件形成者、与形成文件的业务背景之间的关联。文件形成阶段的控制，重点和难点在于确立标准。如何将企业文件规范标准确切落实在文件形成者的业务活动中，这要求档案人员在前端控制上要比以往更进一步，同时要对企业其他业务系统开展行动跟踪。 　　1）对于企业内部业务流程产生的文件，可与相关业务部门沟通，要求各个流程中设置归档环节，由档案员协助分析流程所规定业务活动产生的记录，对其进行识别，确定其是否需归档，以何种形式何时归入何种门类，避免企业有价值的记录得不到妥善保管。同时增强了档案人员对企业内部业务运行背景的了解和对记录产生环境的认识，对档案工作的自身的流程进行反馈，以持续改进归档范围和归档要求。 　　2）对于外部来源文件，在业务开展前要求相关业务部门对外部单位进行宣贯，使外部单位严格按照企业的档案归档规范移交文件。例如基建档案的前端管理，就在建设施工过程中，深入项目现场，查看施工资料形成情况，在过程中进行把关；坚持每周参加项目监理周例会，在会上通报有关检查情况与整改要求，督促企业基建主管部门与管理企业、监理企业下发整改工作联系单，切实落实整改。通过具体的措施，切实深化了档案管理的前端控制，改变了原来要求无法落地的局面，节约了大量用于衡量成效和纠正偏差的工作量，增加了企业知识储备，为企业档案“资源”建设提供有力保障，为后续档案利用服务奠定坚实的基础。 　　3.2 文件的捕获 　　文件的捕获是文件形成后的推送、提交、收集等归档形式的统称。由于文件来源途径多样性，适合采取分散控制形式，从不同角度或层次评估文件形成阶段要求的落实效果。档案人员在捕获阶段最终选取了两个维度进行控制，一是事由，一是文件类型，相应完善了两套文件捕获机制。 　　1）基于事由捕获机制。一个典型是设备仪器档案的管理。研制保障类项目是由基建或设备采购子项目构成的，采购是企业非常常见的业务流程，档案人员通过对企业采购流程的了解，对其