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探析档案社会化管理发展合理性 　　摘 要：近年来，随着档案事业的发展，档案中介机构逐步发展起来。档案中介机构主要以承接企事业单位或是档案馆的档案业务来运行。这种将档案业务外包给市场的档案管理模式其实质为档案的社会化管理，能够有效降低企业成本，提高档案管理水平。本文将从档案学、管理学、经济学三个维度来阐释档案社会化管理的可行性，从社会整体、经济效益、行政体制改革、制度的规范、信息技术发展五个维度诠释档案社会化管理的必然性，并以此阐明档案社会化管理是合理的。 　　关键词：档案管理；业务外包；中介机构 　　随着档案管理的社会化发展，档案业务外包已经成为企业管理档案的新趋势，符合社会发展需求的档案中介机构应运而生。不可否认，档案业务外包作为企业一种经营管理战略，有效解决了档案部门人力资源匮乏、部门经费短缺、信息技术落后、专业化程度不高等问题。 　　1 本文将从档案业务外包的理论基础探析其发展的可行性 　　笔者认为支撑档案业务外包的理论主要来自档案学、管理学、经济学这三??方面。它们对我国档案管理社会化工作具有重大指导意义。 　　1.1笔者将从档案学的角度研究档案业务外包产生的系统内在逻辑。档案学对于档案业务外包的理论支持主要有文件双元价值理论与文件生命周期理论。文件双元价值理论是对档案价值的肯定。从一定意义上说，社会科学是关于价值的科学。档案有了价值，社会才会对档案有需求。文件生命周期理论表明文件具有阶段性，档案的保管利用需依据其阶段性来确定。 　　1.1.1 文件双元价值理论。文件双元价值强调了文件因其价值而存在，文件的价值包含工具价值与信息价值两种。文件的工具价值是指文件具有弥补人类记忆偏差的工具作用，文件的信息价值是指文件自身内容所具有的信息传递的作用。文件价值目标的实现依赖于文件的有效利用，这种有效利用是指文件通过安全高效的管理方式得以服务于文件形成机关与社会大众，满足社会利用需求。这高度耦合了档案社会化管理的本质特点与最终目标，以价值认识为起点，档案业务外包完全符合档案事物的内在规律与价值利用。不难发现，满足利用需求的档案业务外包是档案价值外化的体现。 　　1.1.2 文件生命周期理论。文件生命周期理论指出文件从形成到销毁或永久保存呈现出明显的阶段性特征，以此将文件运动阶段划分为现行、半现行和非现行三个阶段[1]。由于现行文件需频繁使用，档案部门一般选择将半现行和非现行文件进行外包，这充分符合文件生命周期理论对文件管理的要求。文件生命周期理论强调对于文件的管理应针对其价值形态的变化，寻求适宜各阶段文件的保管场地与保管方式。档案中介机构通过对文件的集成化与专业化管理，有效降低企业成本并安全高效保管文件，成为企业文件中半现行文件与非现行文件的最佳保管场地，符合文件生命周期理论对文件阶段式管理的要求。档案业务外包无疑是一种价廉质优的最佳管理方式。 　　1.2 笔者从管理学角度出发研究档案业务外包对优化企业管理的重大意义。支撑档案业务外包的管理学理论主要包括企业再造理论、核心竞争力理论与价值链理论。随着信息技术革命的到来，市场竞争加剧，企业重新进行战略定位与机构重组，不再是致力于弥补自身资源缺陷，而是集中精力发展核心能力从而提高整个企业价值，因此档案业务外包无疑成为企业的最优选择。 　　1.2.1 企业再造理论。企业再造是指以流程重组为导向，以组织机构改造为依托，从而达到精简工作流程，提升绩效的目的。企业追求低成本、高质量的档案社会化管理的目标与企业再造理论是一致的[2]。企业可以通过调查打破原有的分工方式，并将档案部门中非核心业务或专业化程度高的业务进行外包，即将自己的“短板”剥离出去，集中精力发展核心业务，使自身的“长板”更长，从而形成绝对优势，达到优化自身配置，提升绩效的目标。 　　1.2.2 核心竞争力理论。核心竞争力作为一种隐性资产，是企业区别于其他竞争对手的差别化知识体系，能为企业创造根本价值。在快速多变的市场竞争中，企业仅靠自身资源进行自我调整的速度很难赶上市场变化的速度[3]，因此企业不应再追求大而全的发展模式，而是将有限资源集中在核心业务上，将非核心业务进行外包，集中力量塑造核心竞争力。档案业务属于企业（除档案中介机构外）业务中的非核心业务，因此理应进行外包。档案业务外包作为新兴经营理念，能够有效节约管理成本，提高管理效益，优化业务流程，并整合利用了档案中介机构的专业优势，构建了适应性强、设置灵活的外部机构进行协作与战略同盟，扩大企业的边界，从而降低企业管理的风险。 　　1.2.3 价值链理论。核心竞争力是能满足客户利益的能力，价值链是能动态创造价值的能力，核心竞争力和价值链彼此相连的战略流程构成核心能力。企业的价值创造是通过一系列活动构成的，这些互不相同又相互关联的生产经营活动构成了一个