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探讨精细化管理在办公室接待工作中应用 　　[摘 要]对于单位的日常管理而言，办公室处在极为重要的位置，属于综合性较强的管理部门。办公室精细化管理对单位的总体形象乃至工作人员的素养都有较大的影响，还会影响到自身管理的质量，对总体管理流程十分关键。所以办公室接待工作应实现精细化管理。 　　[关键词]精细化管理；办公室；接待工作 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.066 　　[中图分类号]C931.4 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）22-0-02 　　0 引 言 　　社会细致分工与职业化的全新理念持续对我国企业的发展产生影响，在当前的形势下，企业管理人员只有不断提高自身的管理素养才能更好地管理企业。办公室通过加强精细化管理，不仅有利于改变工作人员的工作态度，还有利于提升总体的工作效率。若想确保工作人员更好地进行工作，企业管理人员应当不断在工作中吸取经验教训，并有效地执行办公室精细化管理。 　　1 办公室工作精细化管理的必要性 　　办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务，地位非常重要，其职能作用发挥得如何，在一定程度上决定和影响着单位工作的顺利开展。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查和接待安排等日常性的工作任务，同时，还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面，由于办公室人员需要在事务性工作中花费大量时间，导致无法为领导及时分忧，参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，一旦把握不好，处理不当，就可能小事变大事，甚至影响机关的正常运转、影响领导的威信、影响单位的形象。办公室工作的上述特点，决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。 　　2 办公室接待工作中存在的问题 　　2.1 欠缺服务意识与工作热情 　　这一问题主要源于工作人员在接待工作环节不具备应有的热情，创造性不足，工作比较粗放，很多时候都是应付了事。服务意识在接待工作中极为关键，属于核心部分。判断一名接待人员是否合格，则需要看其是否具有应有的服务意识，而当前很多接待人员并不注重接待工作，服务意识愈发降低，只是忙于解决工作中发生的突发状况。 　　2.2 岗位职责不明确 　　办公室的岗位类别较多，各类别岗位没有规定具体的职责，有些岗位职责存在相互重叠的问题，而有些岗位则发生职责悬空，这一现象较易令员工相互推卸责任，影响工作效率。此外，由于管理工作欠缺规范性，导致办公室岗位职责划分不明确，使工作沟通受阻，进一步会影响员工的工作积极性。 　　2.3 办公室管理制度不完善 　　办公室工作具有繁琐和突发性的特征，但诸多单位的办公室没有完善的管理制度，表现出盲目的工作状态。有些办公室领导遇到事情较易慌乱，遇到问题则会手足无措，甚至?B下属也会如此，办公室工作毫无章法，这些都是由于办公室管理制度不完善造成的。 　　3 精细化管理在办公室接待工作中的应用策略 　　3.1 加强工作人员的精细化服务意识 　　3.1.1 加强工作人员的责任感 　　办公室接待工作量庞大，诸多工作十分细致。精细化管理要求工作人员具有较强的责任感，极力做好所有工作，全身心投入到工作中，保证工作质量，将接待工作做好，减少工作失误率，以此不断提高工作质量。 　　3.1.2 加强工作人员的服务理念 　　服务理念已成为确保办公室接待工作质量的主要一环。在接待中，礼仪必须周全，有利于提升企业的总体形象。所以，接待人员必须了解相应的礼仪知识，透过无声的肢体语言对客户表达企业的敬意，并且还应当具有良好的合作能力与心理素质，以免在接待重要客户时发生紧张或者由于工作量较大而产生烦躁的情绪。这些标准也决定了工作人员应当具备较强的服务意识，只有认真接待所有客户，才能提高接待工作的质量。 　　3.1.3 提高工作人员的创新意识 　　要想保障接待工作的有效实施，工作人员则应当具有创新意识。在工作当中，工作人员应依照接待对象和接待标准的不同，灵活使用相应的接待方法，从而规避工作过于呆板、缺乏创意；其次，工作人员要及时发现接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法进行完善，注重细微工作方面的创新，从而提高服务质量。 　　3.2 明确工作职责，加强沟通 　　单位一旦未明确所有部门的岗位职责，工作则会紊乱，工作人员相互间会互相推脱，从而影响办公室接待工作的质量与效率。所以，单位