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信息交流管理程序 目的 确保公司内部各部门之间，以及与外部相关单位之间及时、准确地交流、沟通，互通信息，以保证管理体系的有效运行。 2 范围 适用于公司内部沟通和外部信息的交流与传递。 3 职责 3.1 管理者代表负责安排与政府或上级主管部门、认证机构、业主方的联络；负责重大信息的处理，组织处理相关方的投诉；负责协调公司内部各部门、各层次之间信息的双向交流。 3.2 办公室负责职责范围内的内外信息的传递和交流，管理公司的OA办公系统，受理外部投诉。 3.3 质量保证部具体负责与认证部门的信息交流；负责公司内部与质量和环境管理有关信息的交流。 3.4 安全监察部负责与业主、政府有关部门的安全信息交流及公司内部与职业健康安全管理有关信息的交流。 3.5 工程部具体负责与业主、设计、监理、技术监督部门及其它相关方的信息交流。 3.6 物资公司、资产管理部负责与物资、设备供货方及相关方的信息交流。 3.7 计划经营部负责与工程分承包方及其相关方的信息交流。 3.8 检测中心负责与计量检测部门、技术监督部门及其相关方的信息交流。 3.9 工会负责员工及其相关方关于劳动保护方面的信息交流。 3.10 公安保卫部负责与公安、消防及其相关方的信息交流。 3.11 政工部负责与各新闻、宣传及其相关方的信息交流。 3.12 项目工地的相关部门负责本工地与上述职责相关的信息交流。 3.13 其它部门负责职责范围内的员工及其相关方的信息交流。 4 信息交流的内容 4.1 内部信息交流的主要内容： a) 项目招投标、合同订立及变更、资源调配和调整情况； b) 重大事项的决策、公司指令的贯彻执行情况c) 相关事故的调查分析、工程项目信息收集与协调、顾客要求和满意度测量情况； d) 施工生产计划及计划调整情况； e) 环境因素／危险因素相关信息； f) 法律法规及其他要求的遵循以及程序文件、作业文件的执行情况； g) 目标、指标和管理方案的完成情况和效果； h) 内审、外审和管理评审信息； i) 监测、测量和监视情况； j) 不合格（不符合）与纠正措施、预防措施执行情况； k) 事故、应急准备与响应情况； l) 相关的培训情况； m) 公司有关管理工作的文件、决定、要求等。 4.2 外部信息交流的主要内容： a) 新的法律、法规与其他要求； b) 社区居民等相关方的投诉和抱怨； c) 来自业主方的信息； d) 来自供货方和分承包方的信息； e) 来自主管部门、上级部门的信息； f) 其他外部相关方的信息； g) 公司向外部传递的信息。 5 信息交流的主要途径 5.1 内部信息交流途径包括： a) 各种会议的传达和交流； b) 相关意识培训和岗位培训； c) 公司局域网及宣传报纸、简报； d) 职工代表提案与建议； e) 口头报告； f) 安全活动和安全周报。 5.2 外部信息交流途径包括： a) 公司联络电话和接待室、计算机网络； b) 相关外部机构的联系电话（如主管部门、消防机构及医院等）； c) 调查问卷； d) 来函或来信回复； e) 对外提交报告； f) 对外宣传及媒体广告； g) 公司主页及E-mail。 6 信息交流的实施 6.1 内部信息交流 a) 公司的管理体系方针、有关要求，应通过各种形式（文件、手册、报纸、画册、电子网络、张贴等）传达到每一个员工。 b) 管理者代表、办公室或有关部门从外界接收到环境信息和安全信息后，要将其传送到质量保证部和安全监察部。可采取会议、联络书等形式向各部门传达。 c) 工程管理部门及时传递、处理从业主和监理方获取的与工程相关的信息。 d) 在体系运行时，各部门之间需要进行协调、互助或发现不符合等方面的信息，可通过网络传递或书面等方式进行交流。 e) 体系运行过程中的信息，如法律法规的信息交流、文件控制的信息交流、紧急情况的处理信息等按各有关程序文件的规定进行。 f) 对公司员工关于质量、环境和安全方面的意见和建议由各相关部门及时收集，并反馈到相关的负责部门（如工程部、质量保证部、安全监察部）。相关的负责部门接收到有关信息时要组织调查，制定解决方案并跟踪检查落实情况，将结果反馈给相关部门并报管理者代表。 g) 通过项目检查、内部审核、专业考核等方式开展多种方式的交流。 6.2 外部信息交流 a) 各部门根据需要，将公司的相关方针及有关要求传达给相关方。 b) 由办公室获取最新法律、法规及其他要求变更信息，并将信息通报给各相关部门。 c) 所有来自客户、政府主管部门的要求，以及居民或其他相关方提出的有关要求或抱怨等信息，由相关部门负责接收并记录，联系有关部门处理，并由其将处理结果反馈给相关方。 d) 应慎重处理涉及重大问题的外部联络事宜，如发生被主管部门处罚、重大投诉、环境/安全事故或公司对外宣传成效等重大事项