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浅谈数字化人事档案建设几点认识 　　摘 要：数字化人事档案是我国档案事业不断发展的必然趋势，其应用了大量的计算机技术、信息化技术以及数字化技术，体现了科技的进步性。相比较而言，数字化人事档案管理方式比传统管理方法效率更高，而且准确性也更高，提高了档案检索的便捷性，也提高了档案信息传输的质量，有利于促进我国档案事业更好的发展，也可以解决当前人事档案管理中存在的缺陷与漏洞。数字化人事档案建设在发展的过程中，也存在一些问题，笔者对我国当前数字化人事档案建设提出了几点认识，希望对人事档案管理的发展起到促进作用。 　　关键词：数字化；人事档案；建设；发展；措施 　　人事档案记录着工作人员全面的资料，包括个人信息、学历、工作经历等等，这些文字资料具有较高的真实性，而且具有动态记录的特点，人事档案是对个人人生轨迹的记录，关系着个人的工资待遇以及社会保障等。数字化人事档案建设具有较高的先进性，其利用计算机技术，将个人信息录入电脑中，提高了档案管理的质量，与传统纸质保管的形式相比，数字化管理可以延长档案的使用年限，还可以保证档案整理以及分类的准确性，提高了档案检索的效率，提高了档案的利用率以及价值。数字化人事档案建设提高了档案部门的管理水平以及服务水平，下面笔者对数字化人事档案建设时需要注意的问题进行简单介绍。 　　1 数字化人事档案建设的重要意义 　　数字化人事档案建设是档案管理发展的必然趋势，也是科技不断进步的产物，随着计算机技术的不断发展，计算机在各个行业中普及率越来越高，进入21世纪后，几乎所有的单位在运行的过程中，都离不开计算机这一设备。传统的人事档案管理采用的是人工记录方式，而且采用的纸质保管方式，这种方式相对于数字化管理方式具有一定的滞后性，而且受人为因素影响比较大，很容易因为人员疏忽而出现漏洞，这降低了人事档案管理的水平以及质量，而且不利于日后对档案的利用。数字化人事档案建设需要利用计算机这一设备，其可以更快的获取信息，还可以提高档案管理的效率以及准确性。数字化人事档案管理形成了自动编目、检索以及转档的工作方式，而且改变了以往纸质保管的存档方式，利用计算机技术，有效延长了档案保管的时间。数字化人事档案建设是以光盘或者磁盘为信息载体，这种数字格式的转化模式，是档案管理发展的必要趋势。应用计算机技术，可以产生大量的数字化信息，从而形成数字化档案，再利用网络技术，可以建立信息传输的平台，有利于提高人事档案的利用率。所以，采用数字化技术，加强了人事档案建设的水平。 　　2 数字化人事档案在建设时需要注意的问题 　　2.1 数字化档案的收集 　　数字化档案具有一定的特殊性，其并不是纸质存在的形式，所以，在收集数字化档案时，要改变以往纸质管理的工作模式，要利用计算机技术，加强归档收集的准确性，这样才能提高数字化档案管理的水平。数字化档案收集，不能对档案资料进行简单的整理与划分，工作人员需要提高责任心，这样才能降低归档失误发生的概率。数字化档案要采用文档一体化的收集管理方式，这样才能保证数字化档案资料的内容的完整性。在收集的过程中，要考虑档案文件形成的背景，还要考虑运行环境的安全性，避免出现信息丢失或者破坏等问题的发生。所以，在对数字化档案进行收集整理时，需要用文档一体化的管理方式代替以往档案管理方式。 　　2.2 数字化档案的保管 　　数字档案的载体比较特殊，所以在对数字档案进行保管时，不能采用以往纸质管理的方式，其需要借助数字存储器、光盘以及磁盘等多种工具，可以在极小的空间内存储较大的信息量。在对数字档案进行保管时，要注意档案设备以及档案信息的安全性。档案设备的安全包括系统安装过程以及软件配置过程，要避免设备在运输或者使用的过程中出现损坏，还要对设备进行定期检修，避免故障问题的出现而影响档案资料存储的安全性。档案信息的安全需要档案管理人员采用多种有效措施予以保证，档案信息的安全包括数字档案的可读性以及可利用性，档案部门要做好监控与跟踪工作，还要对设备的运行情况进行检查，发现软件不兼容或者无法读取等问题，一定要将人事档案进行转移。为了避免档案信息出现流失或者更改等安全问题，管理人员还对网络环境的安全性进行检查，对于一些机密文件，一定要加强存储管理，还要避免对数字设备过分依赖，要做好备份以及预处理工作。电子档案对设备依赖性过强，会带来较大的安全问题，如果频繁更换机器设备，也会增加数字档案流失或者损坏的概率。 　　2.3 数字化档案的利用 　　数字化档案一般利用率较高，其利用网络技术，提高了信息传输的速度，在良好的网络环境下，可以实习档案信息的交流，也可以提高数字化人事档案管理的水平以及服务质量。数字化人事档案在建成后，为了提高档案资料的利用率，档案管理人员需要对管理体制进行优化，这样才能促进档案管理事业更好的发展。数