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浅谈归档文件整理 　　 摘 要：随着办公自动化和档案信息化管理不断加强，办公自动化和档案管理现代化管理提高了办公效率，取得了较好的经济效益。做好归档文件的整理工作，有利于提高档案利用率，能促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 　　 关键词：归档文件 整理 办公自动化 　　 　　 归档文件的整理是指机关在实际工作活动中自身形成的、办理完毕、并作为文书档案保管存放的各种纸质文件和电子文件的整理。通常采用以件盒为单位的归档方式。随着办公自动化的应用和档案信息化管理量的增大，归档文件的整理和方式的选择至关重要。在实践中，我局采用纸质文件和电子文件（电子文件归档条件还未成熟）同时进行归档。得到了省公司、市档案管理部门的好评。现就归档文件（纸质文件）的整理谈些自己的看法。 　　 一、归档文件整理的意义 　　 随着办公自动化和档案信息化管理不断加强，办公自动化和档案管理现代化管理提高了办公效率，取得了较好的经济效益。文书档案中归档文件整理工作就摆在我们档案人员面前，如何搞好这一工作，就关系到文书档案工作质量的重要方法，也是档案工作深化检索的前提和保证。信息技术的发展产生了两类归档的文件，即纸质文件和电子文件。我在这里所说归档文件是指办公自动化的电子文件转换成纸质文件并归入“清华企业档案管理系统”软件的电子文件，不是指电子文件的中磁盘、光盘等载体的档案。 　　 归档文件的整理实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式进行归档，然而不管是何种方式，档案始终不能背离利用，整理，保护的原则，传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用的档案整理方法，经过数代档案管理者理论与实践的结合，形成了案卷级立卷方法。在那个历史背景下,采用这种方法，使我们国家得以保护了大量的档案，这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类、组卷、 整理、装订、检索、利用等方面明显出现繁琐，复杂和效率低的缺点，给档案人员带来了相当大的困难。 　　 为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年制定了《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000),四川省电力公司于2000年开始实行运用“清华企业档案管理系统”软件进行档案管理，并在2002年档案工作会上明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以“件”为单位进行整理，并作为今后考核档案管理工作的依据。 　　 归档文件工作是关系一个企业文书档案健康发展的需要，文书档案工作是企业档案管理工作的一部分，是提高企业档案工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。用科学规范的整理档案，是衡量一个企业档案业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的党群、行政、经营、生产等业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。 　　 文书档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好归档文件的整理工作，有利于提高文书档案管理工作的效率，有利于档案工作的开展，有利于提高档案利用率，能促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。 　　 二、归档文件的整理 　　 为避免将具有保存价值的文件材料漏悼散失，同时防止“有文必档”等现象，要遵循国家档案局关于印发《机关档案工作业务规范》等三个文件的通知的基础上，根据《电力工业企业档案分类表（0-5大类）》和《归档文件整理规则》的规定，做好平时归档工作。1、对已办理完毕的电子文件要做到随时归档；即从办公自动化的“ＯＡ”系统转换为“清华企业档案管理系统”中的收集整编子系统进行鉴定、整理工作。2、对不便在网上发布的各种文件、资料和上级机关下发的密级文件要做到随时办理完毕，随时归档。3、年终对所有要归档的文件材料应遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 　　 1.归档文件的来源 　　 我局档案从2000年开始实行运用“清华企业档案管理系统”软件。办公自动化是从2003年10月初运行，2004年全局实行办公自动化（无纸化）办公。实行办公自动化后，快捷的信息技术缩短了管理者与被管理者的距离，加快了上情下达、下情上达的速率，提高了办公的效率，改变了传统的行政办公模式，克服了地域因素带来的不便，使统一模式的现代化管理概念得到加强和体现。同时，公文处理基本上改变了传统的公文书写方式，一是运用办公自动化书写、修改、签发、收文、传阅方式；二是单位在工作活动中形成的不便在网上发布的各种资料（