浅谈高校办公室秘书角色意识.docVIP

浅谈高校办公室秘书角色意识 　　【摘 要】 本文分析论证了学校办公室优秀的秘书人员,不仅应具备良好的业务素质,拥有熟练的操作技巧,还应拥有正确的角色意识:公关意识、协调意识、保密意识、创新意识、服务意识、学习意识。 　　【关键词】 办公室;秘书;角色意识 　　 　　一、秘书的角色意识 　　办公室秘书是学校办公室人员结构的重要组成部分,是办公室开展工作的直接组织者和参与者,他们的角色是复杂的,可以是服务者、可以是代言者、可以是保密员也可以是调解员。社会学原理告诉我们,角色就是某一个体在社会关系中所处的地位以及这种地位要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。秘书的角色是由秘书在社会活动中的内容和活动方式规定的。在社会实践中秘书的职责不是单一的,这决定了秘书扮演的角色也是不单一的。 　　秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验,是对秘书责任、义务自我感知。了解秘书的角色意识,注重培养秘书的角色意识,对秘书开发自身潜能,促进领导活动,改善机关作风,提高办公效率,都具有很强的现实意义和理论意义。正确的加强秘书的角色意识能使秘书人员具有强烈社会责任感,充分发挥自己的主观能动性,从一个机械履行秘书职能的“机器”成为一个优秀乃至卓越的秘书。 　　二、办公室秘书应具备的角色意识 　　一名优秀的秘书人员不仅能在纷繁复杂的日常工作中灵活自如的转换角色冲突和角色错位。还能在恰当的时间、地点、场合如鱼得水般扮演好自己的角色。那么哪些角色意识是办公室秘书应该具备的呢? 　　1、公关意识 　　公共关系意识简称公关意识,是观念现代化的一个组成部分。 办公室秘书作为领导的助手,客观上充当部分公共关系工作的重要角色。 　　首先,作为学校对外的窗口,办公室秘书是学校的形象代言者。办公室秘书客观上所承担的公共职责之一就是帮助单位塑造良好形象,良好形象是一个单位的无价之宝,它能使单位获得广泛的信任、支持和爱戴。身为秘书必须理解良好形象对单位的重要作用,珍惜和维护单位的良好形象。比如说办公室秘书在说话时要特别注意说话的对象、场合、时机、心境等,因为来办事人会把办公室人员的言行当成是学校或领导的意思,秘书的一言一行将代表学校的形象。 　　其次,作为学校对内的窗口,办公室秘书是学校各方面工作的配合者。办公室秘书是以服务于领导作为重要前提的,一切工作活动都要服从服务于领导活动的既定目标,按领导活动要求和意图调整自己的行动和想法。所以在工作中办公室秘书必须在思想上深刻认识到自己的配角地位,以一颗平常心对待工作中的任何事情,有甘为人梯的思想。不要在领导面前争宠,更不能“拿着鸡毛当令箭”。 　　2、协调意识 　　作为全校各种信息输入、输出、反馈的网络中心,办公室秘书是处理学校各种关系的调解员。任何一个学校不会只有一个部门,任何一个单位都不可能脱离群体而存在。办公室是学校工作的综合管理部门, 其作用是通过协调各部门之间的关系得以实现的。它所需要协调的矛盾很多,包括领导间、领导与教职工间、各部门间等等。这种协调仅仅靠制度、政策和热情是不够的,还必须掌握原则性与灵活性统一的协调艺术。 　　例如“听”的艺术,协调员的角色需要秘书甘于当一名听众,不论是领导说的还是群众说的、愿听的还是不愿听的、合理的建议还是无稽的牢骚听时都要认真不要打断,听结束后再从中去粗去精,去伪存真,提炼对工作有帮助的东西。特别要坚持做到“听话不传话”,因为传的过程容易造成误解从而加深矛盾,进而不利于协调工作的开展。 　　3、保密意识 　　学校办公室直接同领导层相连,主管着本单位的纪要工作。秘书人员要十分重视保密工作,做好保密员的角色。对保密事项要做到“守口如瓶”,“慎之又慎”,这是秘书工作对秘书人员的特殊要求,也是其应具备的基本素质。办公室秘书最容易接触到秘密的两大途径是文件和会议。 　　秘书经常要与各种文件、资料、图表等打交道。对于秘密级文件的印制、收发、登记、阅读、传递、保管、清退、销毁等各个环节秘书人员要采取必要的防范措施,确保遗失、泄密事件不得发生。 　　秘书经常要参加各种会议,有不少是领导层参与的会议。这些会议内容是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定,秘书不得随意扩散和泄漏,应自觉做好保密工作。再者,很多时候领导之间有不同意见,讨论问题出现争执属正常现象,秘书人员不能凭一己之见对领导之间的关系乱嚼舌根。 　　4、创新意识 　　按领导的意图办事是办公室的职责,但在授权范围内开展工作,并不意味着办公室的工作只能当“传话筒“,应积极主动的思考问题做好创造者的角色。 　　办公室处于管理的中枢,工作人员平时应认真关注国家新颁布的相关法规对学校原有规章制度及时进行修订,从而提高办学效益和水平。另外,在工作实践中还要不断注重工作手段的创新,充分应用现