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浅谈档案利用工作 　　【摘 要】本文从档案利用需要出发，着重从增强档案工作者服务意识、加强档案基础设施建设、突出利用信息使用及提高档案从业人员专业素质等方面展开论述，不断促进档案管理工作的水平，仅供参考。 　　【关键词】档案;利用;管理 　　 档案工作是通过科学地管理档案，来为党和国家的各项工作服务的。 　　近几年来，随着党的工作重点转移，社会主义建设事业蓬勃发展，社会对档案的需求量越来越大。怎样充分发挥档案作用，满足全社会需要？这个问题已提到我们档案工作者面前，现就此谈几点不成熟看法： 　　 1.树立服务观念，搞好档案利用工作 　　档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。 　　首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行业性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是并征统一于这个岗位上的。它要求档案工作者要有强烈的革命事业心和较高的政治责任感。这种事业心和政治责任感来源于对档案工作的深刻了解和热爱。档案工作是一个平凡而重要的岗位，做好档案利用工作，档案工作者要付出大量细致、艰苦的劳动，要有对工作高度负责的精神。 　　其次，为利用者做好服务工作。档案室是一个单位的窗口部门，通过档案室为查档者服务，是现阶段提供档案利用的一种主要形式。凡是到档案室查档的同志都希望能及时、准确地查到自己所需要了解的问题，并拿到可靠的依据或凭证。查阅者能否达到预期目的，主要看档案室是否有所需要的档案、接待人员是否具有有优质服务的思想与相应的业务水平等等。因此，我们在接待工作中要做到：一是环境的优雅性。档案是直接同利用者发生联系，要把环境布置得优雅、庄重、朴素，较好的工作环境使查档者心情舒畅，产生良好感；二是讲究语言的艺术性。接待人员要态度和蔼，礼貌办公，详细询问利用者查阅情况。如：利用目的、要解决什么问题以及有关情况。根据利用者提供的情况及时、准确地查调档案。接待工作要有灵活性，要正确处理利用与保密之间的关系，取得利用者的谅解。 　　 2.加强档案工作基础建设，掌握提供利用的主动权 　　要把档案自身价值变成使用价值，服务于各项建设，必须做好档案基础工作。 　　第一，熟悉档案收藏情况，做到心中有数。 　　做好利用工作，要全面熟悉档案收藏情况，达到了如指掌，如数家珍。要做到利用这需要什么，就知道档案室有没有，存放在什么地方，这是提供利用的一项基本功。熟悉档案大致可通过三个环节：其一，在收集、整理档案过程中熟悉档案。通过划分全宗、分类、编目、理顺档号，熟悉档案。整理档案过程也就是熟悉档案的过程。其三，通过建立各种档案统计、各种登记帐来熟悉档案收藏情况。 　　第二，做好基础工作，为提供利用打基础。 　　开展好利用工作，必须做好基础工作。基础工作与利用工作紧密相联，相辅相成。利用工作建立在基础工作之上，同时，积极开展利用工作，又能促进基础工作不断完善和加速进行。基础工作做得越好，就越便于利用工作顺利开展。要做好基础工作必须做到： 　　（1）加强收集和征集工作。收集是档案工作的基础，没有收集就没有档案工作。因此必须做好文件材料的收集工作。要按照立卷、归档范围进行收集，确保立卷归档文件材料的齐全完整。通过收集和征集，丰富档案收藏内容，既为档案工作的各项建设储备资源，有为提供档案利用，发挥档案效用打下基础。 　　（2）做好档案的整理和保管工作。档案整理是提供利用，发挥档案作用的前提条件之一。要按照档案整理原则加以整理。整理质量直接关系到案卷质量，要充分利用原有基础，保持档案材料之间的历史联系，保证整理质量。所有档案要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号和保管，要注意改善保管条件，保证档案的完整与安全，延长档案寿命，使其充分发挥长远的利用价值。 　　（3）编制适应需要的检索工具。档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，积累档案线索，查找档案的手段，是进行档案管理和利用的一种工具。档案室是历史文化的宝库，而检索工具恰似开启宝库的钥匙。档案室保存的档案卷迭浩繁，而利用者来自四面八方，所需要利用档案内容有不同，在浩如烟海的档案中查找局部材料，若没有检索工具，真可谓大海捞针。随着社会主义现代化建设和科学理论、历史研究等各方面工作的开展，对档案利用内容的要求日趋广泛，需要量不断增加，这势必要有适应从各个不同角度查档需要的检索工具。过去的工作实践也充分地证实了这一点。我局档案室先