中层开会六要点.docVIP

中层开会六要点 导语 会议的最好效果就是要保证它能达到目标。然而，与会人员的目标不一定与会议的目标一致，中层主管召集会议前要意识到一些与会成员试图推翻会议目标的可能性。虽然这种矛盾几乎不可避免，但中层主管应当意识到这一点，并通过预备会议的方式，避开这种矛盾。 使会议有效达成目的，必须掌握以下六点： 1、假想对方的反对意见 会议中，在某人发言之前，必须假想他可能提出的反对意见，并准备好答案，便可从容不迫地应对。举例来说，如果有人表示：“我不甚了解这项决议的目的。”那么，最好能将决议内容加以具体化或格式化，以便于说明，并有利于了解。如果对方表示：“会议决议很好，但实行起来是否有困难?”此时，不妨以“因此务必请您鼎力协助”之类的措辞来回应。 2、选择最佳时机 同样一件事情，结果往往因对方的接受状况不同而发生改变。就以开会的时机来说，一天当中什么时候才是最佳时机呢?实践证明，在下午最佳，这或许和与会人员经过午餐后的休息，心情比较舒畅有关。但也有人认为，在一天的工作告一段落之后，比较适合举行会议，这与人们因工作告一段落，心情较轻松有关。然而，值得注意的是，如果下班时间已到，而工作却尚未告一段落，正在焦虑不安时，却不宜开会，否则可能产生反面效果。那么，一大早开会又如何呢?有的人早上特别忙碌，而另一些人则喜欢在早上开会。总之，在做会议准备工作时，须根据与会人员的业务关系和个性来决定正确的时机。 3、注意人际关系 在准备会议时，如果以前几乎很少和有关人员有所交往，那么，可以想像，成功的概率必然很低。由此而看，与平常几乎没有什么交往的人商量事情，想必他的观点对方也不会随便地接纳。为使会议能顺利进行，平时就应该注意扩大人际交往的范围。因为如果彼此之间已经有了充分的了解，对方自然会倾力相助。可见，人际关系是使会议顺利进行的重要条件。 在与有关人员商量有关事项时，或许很难一次就让对方完全认同。因此，一次不行，就要两次、三次地进行，要视会议场合及对象的不同而有所不同，有时需要具有足够的耐性以及再三说服的干劲。 4、正面发言 正面发言，是指在会议上该你发言的时候毫无保留的，堂堂正正的把观点和意见发表出来。会议席上始终一言不发，会议开完后突然变得滔滔不绝，这就不是堂堂正正的发言了。 只要会议失去坦诚集合众识的作用，让不满的情绪凝结，有一天终会产生预想不到的阴谋或派系行动。如果是这样，不但谈不上会议的合理化，更是会议的一大危机。防止的办法只有一个，即在会议上经常采取正大光明的发言方式，彼此保持卓有成效的沟通和“听”与“说”的勇气。 5、提出并强调问题 在寻找集中精力于会议议题的途径时，中层主管既要保证有会议达到当前目的的技巧，又要保证有达到会议整体目的的策略。要实现目的就需要行动，它需要每一个会议成员的参与，会议主持人要把它作为每个会议成员的责任，包括自己。为使每次会议的与会成员们都集中精力，会议的议事议程的头几条最好包括： 第一，注明会议的远期目的。 第二，注明主要事项的当前目的，促进这些目的的实现。 这样，可以为中层主管在会议精神涣散时把会议带回正轨提供参照标准。 6、鼓励积极地发言 中层主管除了努力维持会议目标和讨论主题外，适当的时候，还应该是一个仲裁者，保证在听取双方意见的前提下作出决定。会议主持人的另一个作用是做领导，不能回避矛盾，而应站出来对所有会议成员施加他的影响。例如，当新上任的人事部经理在面对完全没有意料的激烈的人身攻击时，他有权希望主席保持中立，并了解一下事实，而不是让会议的发展听其自然。相反，主持人应该鼓励人事部经理发言，让人事部经理陈述一下自己的情况，在会上或休会时都行，这至少可以使一方平静下来先弄清事实，然后再作出决定。 会议中所需要的和能接受的是适度的争论和发言，而不是侵略性和攻击性的发言，但二者经常被混淆。高效率会议主持人应保证强硬态度。发言是会议可以接受的，而侵略性发言是不被接受的。 在会议中有必要保持积极发言的态度：这是针对做事低调的人来说的。这些人在会中及会外不表达自己的观点，不参与争论，他们接受别人交给自己的一切事情，即使自己工作量超负荷，虽然内心责备自己，但却不肯说“不”。中层主管在会上要鼓励这些人畅所欲言，否则，超负荷工作会使效率降低，最终导致不良后果。 以上是会议中常遇到的问题，注意了这些，中层主管在召开会议时便会有的放矢，进而让会议更有针对性和更有成效。 来源：本文摘自《中层管理必修课》 作者：任儒鹏