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用Excel提高成绩管理效率探讨 　　[摘要]在教学管理过程中，成绩的管理是举足轻重的环节。寻求一套行而有效的管理方法，将粗放的数据管理提升到数字化水平，对成绩管理有重大意义。通过介绍用Excel采集、加工、统计成绩，说明Excel 在成绩管理中的使用规范；探讨通过利用Excel管理、组织和处理成绩，将成绩生成电子表格、图表和进行数据的统计分析，提高成绩管理效率的方法和途径；体验数字化管理的优越性。 　　[关键词]Excel 成绩管理 效率 　　中图分类号：TP3 文献标识码：A文章编号：1002－6908（2007）0420－2 　　 　　随着社会的发展，办学理念的提升，科学技术的进步，高等学校的各项工作正走向正规化和标准化。在日常的教学管理过程中，成绩的管理也是举足轻重的环节。寻求一套行而有效的管理方法，使粗放的数据管理提升到数字化水平，对成绩管理有重大意义。 　　Microsoft office中的Excel 是功能丰富，数据处理功能强大的电子表格软件。利用Excel管理、组织和处理成绩，将成绩生成电子表格、图表和进行数据的统计分析，方便快捷，易学易用，省时省力，是办公自动化的好助手。 　　本文通过用Excel实现成绩采集、成绩加工计算、成绩统计分析的过程，说明使用规范；通过每个环节的优化，探讨提高成绩管理效率的途径和方法。 　　 　　一、成绩的采集 　　 　　成绩采集就是为了提高管理效率，把书面成绩录入合理的Excel电子表格中，采用电子表格组织管理所有数据。 　　（一）成绩表格的建立 　　按学校教务管理的要求，建立相匹配的数据表格，为采集、计算各项数据奠定基础，为成绩的发布做好准备。表格须具有逻辑性关系明确，框架结构清楚的特点。按学号或姓氏排列顺序采集数据。可建立如下表格。 　　 表格 12005_2006_1《数字电子技术基础》成绩录入表 　　（二）数据的录入 　　（1）由于成绩的值在0~100之间或是更小的范围内，故可用“数据”菜单中的“有效性”命令设定相应范围。在输入范围外的数据时提出警示。 　　（2）调用“文本到语音”工具栏，使输入数据的同时把数值朗读出来，可以在输入过程中只看书面成绩，提高录入速度和准确性。录入后，选中数据区域，点击“朗读单元格”按钮，与书面成绩逐一核对，杜绝手工输入可能引起的错误。 　　（3） 锁定电子表格中录入数据的单元格，避免误操作。 　　 　　二、成绩的加工计算 　　 　　明晰各成绩所占比例，通过编辑公式计算总评成绩。如已知考勤成绩占5%，平时成绩占5%，半期成绩占10%，期末成绩占60%，实验成绩占20%，计算“表1”中学号为01的总评成绩，可选中“K2”单元格，在公式编辑栏中输入“=F2*5%+G2*5%+H2*10%+I2*60%+J2*20%”按回车确认，便可计算出。再通过复制公式，快速得到所有学员的总评成绩。（见“表格1”）若有小数，可用“工具栏”中“减少小数点位数”按钮进行四舍五入。 　　本环节通过利用计算机强大的计算功能，轻而易举的计算出总评成绩，显示了应用Excel电子表格组织管理成绩的优越性，这是手工计算或通过计算器计算无可比拟的。 　　 　　三、成绩的统计分析 　　 　　（一）使用函数介绍 　　（1）常用函数 　　MAX(number1,number2,...) 此函数可以返回一组值中的最大值。MIN(number1,number2,...) 此函数可以返回一组值中的最小值。AVERAGE(number1,number2,...) 此函数可以返回参数的平均值（算术平均值）。SUM(number1,number2, ...) 此函数可以返回某一单元格区域中所有数字之和。 　　这些函数可以通过“工具栏”的“函数按钮”直接引用。 　　（2）统计函数 　　FREQUENCY(data_array,bins_array) 此函数可以计算在给定的分数范围内测验分数的个数。由于函数 FREQUENCY 返回一个数组，所以必须以数组公式的形式输入。 　　该函数可通过“工具栏”中“函数按钮”中的“其它函数”查找而调用。 　　（二）调用Excel内置函数，统计分析成绩，生成成绩分布图 　　1．计算最高分、最低分、平均分。 　　选中要显示最高分的单元格，在公式编辑栏中输入“=MAX(K2:K3)”，按回车即可得到总评成绩的最高分。同理在公式编辑栏中输入“=MIN(K2:K3)”、“=AVERAGE(K2:K3)”便可得到总评成绩的最低分和平均分。(K2:K3)是表征总评成绩范围的数组。用同样的方法可方便快捷的求出期末成绩的最高分、最低分、平均分。 　　2．统计成绩分布及计算各分布的百分比。 　　（1）设定间隔