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电子文件与纸质文件优缺点比较研究 　　【摘要】本文对电子文件与纸质文件的优缺点进行比较研究，意在真正掌握电子文件、纸质文件的相关内容，从而对两者进行合理应用。 　　【关键词】电子文件；纸质文件；优缺点 　　在我国文件领域中，纸质文件的发展时间相对较长，同时也是资料保存的重要形式之一。而电子文件则是由西方文化发展得来，伴随西方科技的快速发展，使其逐渐被完善，并被广泛应用于资料信息的保存工作中。由于纸质文件、电子文件的发展历史、背景存在许多差异，因此两者具有共性的同时，还存在一定矛盾性，促使两者相互关系、各自价值更具神秘性。 　　一、纸质文件和电子文件的浅析 　　所谓纸质文件主要是指：将纸张作为载体，属于档案中应用较为广泛的一种类型，例如：保存图纸和学籍、学生档案等。因为纸质文件具有无法再生和易损坏等特点，所以对其进行保护与修复工作，是纸质文件重要工作与任务。由于竹简文件较为繁重，使人们逐渐加大了对其研究，通过不断发展，造纸术得以产生，因此纸质文件最先由我国诞生，直至东汉时期，纸张文件逐渐被广泛应用。当纸质文件受到温度和湿度的影响时，纸张的字迹会随之出现洇化和扩散等现象，相关研究表明，纸质文件标准温度需要控制在14℃到24℃范围内，湿度控制为45%到60%。一般情况下，纸质文件的信息密度和载体寿命为100年-1000年，具有较差的存取寿命。 　　如今，我国迈向数字化时代，促使数字技术和科学技术取得显著成绩，而将其合理应用于学校档案文件中，已经逐渐形成的一种新型文件储存方法。在我国《电子文件归档与管理规范》实施以来，将电子文件的含义进行重新定义，即在数字环境、数字设备的背景下，通过数码形式进行储存，并置于光盘、磁带和磁盘等载体中，并借助计算机等技术和设备，对其进行阅读和处理，同时以通信网络的方式，完成文件的传输和接收。对电子文件进行分类时，可将其划分为文本文件、数据文件、图像文件、程序文件、图形文件、声音文件以及影像文件等。当电子文件在不适宜的湿度、温度环境下，其载体也会随之受到一定影响，标准温度应在16℃到20℃之间，湿度则为（40±5）%。而在正常情况下，电子文件的信息密度和载体寿命标准为：光盘30年，磁盘为3年到5年之间，但是，电子文件经常会受到技术的影响，被逐渐淘汰。 　　二、纸质文件和电子文件优缺点对比分析 　　（一）优点。从文化历史的层面进行分析，纸质文件具有较为久远的发展历史，并且在古代文化传承中占据着一定的优势。在我国参考价值较大的文化历史中，均是以纸质文件的形式保存至今，如文献和史记，名著以及其他历史巨作等。因此，纸质文件具有年代性、历史意义和原始性等特点，是电子文件无法取代的一种档案文件。以实际应用的角度对其进行研究，纸质文件具有的考究性、依据性特点，使其呈现着与其他文件类型的差异，特别是学校的手写稿件类文件，出现篡改几率相对较低，明显小于电子的输入类文件。网络信息的快速发展，人们逐渐加大了对信息安全的重视度，但是在此环境下，随之而来的还有黑客入侵行为，严重危害了信息的安全度，而纸质文件虽然储存难度加大，但可有效避免该类问题，充分展现出纸质文件的稳定性特点。 　　由于电子文件自身具有高效率、高便捷度等特点，使其应用范围不断扩大，通过对电子文件优点的分析，将其总结为以下几点：第一，有助于管理，操作简单，且具有自动分类的功能。在对电子文件进行管理时，完全打破了传统的人工分类、手工检索以及分卷管理的模式。而自身容量小的特点，使其以虚拟的形式存在，有效降低了档案文件的存储空间。另外，纸质文件随着时间和数量的增加，极易出现损坏等现象，但电子文件却不同，同时具有恢复的功能。第二，电子文件实现了资源共享、检索迅速。因为纸质文件具有一定的重要性，使其借阅需要通过申请完成，且存储应采取人工检索的方式。在信息化系统中，电子文件则利用网络技术，完成学校各部门之间的数据共享等操作，使其不再受地域、空间的约束，进而提升了学校教师的整体工作效率。 　　（二）缺点。在对纸质文件缺点进行分析发现，其缺点主要表现为以下几点：第一，纸质文件内容很难进行转移，特别是篇幅较大的文件，一旦需要对其进行翻新、平移，智能通过现代设备对其进行处理。第二，在对纸质文件进行保护时，需要将其载体进行共同保护。因为纸质文件重点是以纸张的形式构成，所以，纸质文件保护应该将纸张保护作为重点。第三，便利性相对较差，由于纸质文件是利用手工分类的方式，按部或者按卷的形式进行收藏，对陈旧资料进行检索，会花费较大的成本。第四，纸质文件具有较大的局限性，经常会受到空间、地域的阻碍，难以对其进行及时的应用。第五，纸质文件共享性较低，且传递速度过慢。第六，文件检索难度相对较大。其原因在于：在针对纸质文件储存中，虽然按照规定的标准对其进行分类摆放，但在急需情况下，则难