RY2016-MB-001营运部收发文管理制度.doc

RY2016-MB-001营运部收发文管理制度 营运部收发文管理制度 为规范营运部收发文管理，确保上传下达、信息畅通，消除行政壁垒，提高工作效率，降低办公成本，制定本制度。 一、术语与定义 （一）收文包括门户收文（含公司或部门级发文、呈批件，及带有公文性质的电子邮件等）、电子传真收文和纸质收文（含传真）两大类。 （二）发文包括门户发文（含部门级发文、呈批件、各类通告，及带有公文性质的电子邮件等）和纸质发文（含对外传真等）。除以下5种情况必须走纸质发文流程外，其余均应通过门户发文流程办理：各类保密文件、公司的商业秘密、酝酿中不宜公开的人事任用及组织机构设臵等事项、部分审计报告、尚未公布的重大合作项目等。 二、收文办理 （一）门户收文办理 1.外来文件中已指明营运部具体接收方时，由营运部收发文负责人将文件转至江西航办公室，由办公室负责分类与公司级传阅。 1 2.外来文件中未指明营运部具体接收方时，营运部收发文负责人按以下流程处理： （1）营运部收发文负责人将文件转至江西航办公室； （2）营运部收发文负责人收到公司传阅文件后，通过门户待办传阅至部门领导； （3）部门领导根据文件内容提出处理意见； （4）营运部收发文负责人根据部门意见将文件传阅给相关处室经理或业务骨干。 （4）处室经理和业务骨干视文件内容，依据职责分工，积极主动作为，反馈结果。 （5）营运部收发文负责人跟踪营运部分管领导批示意见，并按批示将文件再次传阅给相关处室。 （6）各处室人员应定时查收门户文件并向处室经理汇报。各级管理人员依据营运部总经理的批示落办并将办理结果回复营运部总经理。 （二）电子传真收文办理 1.接收时间：每日09:00、11:50、13:00、16:30。 2.办理办法： （1）接收前一时间节点以来收到的传真文档信息并逐份浏览； （2）凡有明确营运部接收方的传真，如党政机关、民航局方等发来的传真，按外来收文处理办法执行； （3）已指明营运部相关处室或个人接收的外来传真，通过门户邮件传阅给接收方并电话告之； 2 （4）未指明营运部接收方且非疑似垃圾文档的传真，报请相关处室经理阅处； （5）无标明营运部接收处室或个人的广告类等垃圾文档，存“疑似垃圾文档”文件夹，每季度定期清理垃圾文档。 （三）纸质收文办理 1.无密级的纸质收文，由营运部收发文负责人按以下流程处理： （1）营运部收发文负责人将纸质文档扫描成电子文档后，发送给江西航空办公室，按照江西航空有限公司收文批办单处理。 （2）营运部收发文负责人依据公司分管领导的批示，通过门户待办传阅至营运部领导和相关主、协办人阅处。 （5）相关主、协办人依据公司分管领导的批示落办并将办理结果报营运部总经理或抄报公司分管领导。 2.有密级的纸质收文，由营运部收发文负责人将文件转到江西航办公室按签收、登记、批办、承办、督办、归档程序办理。 （1）签收：营运部收发文负责人负责有密级的纸质外来文件的签收工作。签收前，应浏览外来收文内容，如有页面模糊或缺、漏现象，应及时联系来文方尽快补齐或调换；如发现接收人不是或不应是营运部时，应退回或转送。 （2）登记：营运部收发文负责人负责填写《密级外来收文登记表》，将公文标题、密级、文号、来文单位、收文日期等逐项填写清楚。 （3）批办 a.涉及营运部文件，收发文负责人负责填写《营运部收文批办 3 单》（详见附件1）随原文送营运部总经理。 （4）承办 a.营运部收发文负责人依据营运部总经理的批示将《营运部收文批办单》和原文送交承办处室经理签收承办，急件即送并注意传阅范围。 b.相关主、协办人依据营运部总经理的批示落办并将办理结果报营运部总经理。 （5）督办：营运部收发文负责人应督促承办处室应按时限要求完成公文办理工作。 三、发文办理 （一）门户发文办理 1.门户发文一般按拟稿、核稿、会稿、签发、编号、用印、分发、归档流程办理。 （1）拟稿：由公文主办处室指定人员负责，要求文种使用恰当、公文格式规范、杜绝错别字。 （2）核稿：由公文起草处室经理（或副经理）负责，要求内容准确全面、结构简洁完整。 （3）会稿 a.处经理会稿：遇两个及以上处室共同办理，主办处室完成核稿后还应送协办处室经理（或副经理）会稿，做到明确责任、意见统一。 b.公司分管领导会稿：需公司领导签发文件签发前应送公司分管领导签署意见。