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网络环境下档案工作标准化重要性思考 　　摘要:档案工作标准化是档案工作质量与效率的保证。随着网络、多媒体技术的普及和档案管理工作软硬件建设和发展,档案工作数字化、信息化管理程度在不断提高,使档案管理工作的内容与模式发生巨大的变化,档案工作标准化越来越重要。本文在阐述这些变化的同时,对现行档案工作标准化和档案利用提出了意见和建议。 　　关键词:标准化;档案利用;信息管理 　　 　　档案工作规范化标准化的提出,是新时期的档案工作的工作目标之一。自这一规范化标准化目标推行以来,档案工作量化测试和标准的评定、档案工作管理体制改革、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面,得到了全面的提升。实践表明,在网络环境条件下,档案工作标准化需要根据不断发展的技术条件加强和改进,以使档案工作沿着正确的方向持续发展。 　　一、档案标准化的工作基础 　　档案工作在集中统一管理原则指导下,广泛建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构,形成了一个严密完整的组织体系。在硬件建设不断得到加强的同时,强化系统思维意识,树立档案工作标准化的指导思想,实现档案工作规范化、标准化,使档案利用工作的质量与效率得到可靠保证显得尤为重要。 　　文书档案标准化。公文是档案的前身之一,档案有一部分由公文转化而来。公文制发的水平,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响到日后档案的质量,决定了档案工作标准化的进程。因此,在公文制发中必须要注意贯彻好标准化原则,以提高档案实体质量,为档案工作实施标准化管理打下牢固的工作基础。工作实践表明,文书处理工作虽然与档案工作工作任务各不相同,相对独立,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,两者又在文档工作流程和管理中紧密相关,因此,应当强化系统思维,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化并行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关。 　　二、提高案卷质量是档案工作标准化的重要保证 　　不断深化的工作实践证明,案卷材料收集得是否完整是决定和影响档案价值的重要因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须注意一方面要解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理的后续分类和检索;另一方面,也要注意解决好案卷装订质量问题,以便于日后的档案规范化管理及提供利用。 　　三、立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 　　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现标准化的主要问题之一。实现档案工作标准化的根本目标就是要实现案卷完整化、检索利用便捷化,使档案利用价值的最大化。归档的文件要体现以本单位形成的文件为主的原则,这是推进档案工作标准化、规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中,严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》,注意解决好三个问题,即:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档。二是明确立卷归档的重点。要在本单位形成的文件为主原则指导下,确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻以本单位形成的文件为主的归档原则前提下,注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。规范立卷归档标准为档案的标准化管理奠定坚实的工作基础。 　　四、提高档案标准化水平和档案利用价值的思考 　　随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一,与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程,给档案工作带来了新的契机,尤其在信息技术得到广泛应用的档案管理部门,理所应当顺应潮流、适应时代发展,研究和开展档案数字化建设这一新的课题,提出档案管理现代化的新举措、新要求。作为一种原生的信息资源,档案的重要性正日益凸显出来。各级档案工作者应积极面对这种新的挑战,不断学习科学知识,逐步掌握信息技术,为档案工作服务。 　　目前,档案信息数字化存在的问题是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得思想上的共识是档案数字化建设的关键,它将使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的任务是档案业务要规范,