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简论电算化会计档案管理 　　摘要：电算化会计档案具有内涵更加广泛、保管载体不同和保管安全性要求更高等特点，由于专业档案管理人员自身能力及素质不足、对电算化会计档案管理认识不到位等原因，应从提高档案工作人员的自身素质、加强会计电算化档案的收集和记录工作、建立定期备份(复制)和检查制度、加强会计网络的安全防范能力等方面着手加强电算化会计档案管理。 　　关键词：电算化；会计档案；管理 　　中图分类号：G270.7　文献标识码：A　文章编号：1007－905X(2007)06－0095－02 　　 　　随着我国会计电算化事业的不断发展和信息化水平的不断提高，信息管理的地位和作用显得越来越重要。会计档案作为会计信息的重要来源和载体，对于提高会计工作质量，促进会计工作的制度化、规范化有着十分重要的意义。因此，准确把握电算化会计档案的特点，加强会计档案的管理尤为重要。 　　 　　一、电算化会计档案的特点 　　 　　(一)内涵广泛 电算化会计档案比传统意义上的会计档案具有更广泛的内涵。电算化会计档案除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还必须包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据，与传统会计档案相比，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 　　 　　(二)档案保管载体不同 　　手工系统的信息载体是纸张，档案占用的空间大，不易保管，查找数据较困难；电算化系统的信息载体是磁性材料，档案占用空间小。容易保管，数据查找方便快速。 　　 　　(三)会计档案的保管安全性要求更高 　　由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”；由于会计数据的高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企事业单位重要的数据。计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性，相对手工会计系统而言，利用计算机舞弊和犯罪的发现难度更大，它所造成的危害和损失也更大。电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此。对档案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都应建立相应的内部控制制度。 　　 　　二、电算化会计档案管理目前存在的主要问题 　　 　　(一)电算化会计档案管理人员自身能力及素质有待进一步提高 　　电算化会计档案管理人员自身能力及素质不高造成难以按要求有效保管电算化会计档案。其主要表现在：文化程度偏低；知识老化，掌握不了信息处理技术和网络技术；存在知识局限，双学位、多学位的比例低，拥有理工科知识的人才缺少文科方面的知识，拥有档案专业基本知识的专业人才又缺少电子计算机技术以及信息处理技术方面的知识。 　　 　　(二)对电算化会计档案认识不到位 　　对电算化会计档案认识不到位，造成档案管理内容不完整。虽然各级财政部门和有关行业主管部门已实行预决算报表汇总电算化，许多企事业单位亦已实行了会计电算化，但总的来说，实施的时间并不长。许多会计档案人员和主管单位财务的领导对电算化会计档案的组成内容不甚清楚，或缺乏对电算化会计档案的管理经验，从而在工作中带有一定的盲目性，往往对存有会计数据、会计软件的磁性介质、光盘和其他会计文档资料等不能进行及时归档，致使档案管理内容不全。尤其是在当今软件技术发展迅速的时代，为了适应现实财务工作的变化，大部分软件都会定期和不定期地进行版本更新和替换。许多企事业单位的财务部门对会计软件进行了升级和更换，但对原有相关的会计软件和文档资料未进行整理归档，从而导致电算化会计档案不完整。 　　 　　(三)输出的纸质会计档案达不到规定的保管期限 　　根据《会计档案管理方法》的要求，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。其中原始凭证、记账凭证、会计账簿类、总账、明细账、日记账等会计凭证表保管期限要求为15年，现金和银行日记账保管期限要求为25年，年度账务报告(决算)则要求永久保存。但是，目前许多电算化单位因考虑采用激光打印机所负担的成本较高，往往较多采用针式打印机打印凭证、账表等有关档案资料。这些通过色带打印的档案资料很容易褪色，一般情况下，针式打印机打印的纸质档案资料在七八年后大多会字迹不清，若不及时采取措施保存这些电算化会计档案，后果不堪设想。 　　 　　(四)电算化会计档案数据备份隐患较多 　　在实施会计电算化后，会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份。而且要双重备份，并分处分人保管。但在实际工作中情况却不是这样有序地进行。部分单位不能坚持每天做好必要的备份工作，致使计算机或其他的有关输入输出设备、机器一旦出现问题就没有相应的补救措施，从而导致重