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论信息公开制度下高校档案管理 　　《高等学校信息公开办法》(以下简称《办法》)即将于2010年9月1日实行,国家教育部办公厅为此专门下发通知,要求各高等院校及主管部门紧密结合高校实际和特点,认真做好贯彻实施《办法》的各项工作。这是落实《中华人民共和国政府信息公开条例》、全面推进高等学校信息公开工作的重要举措,对高校档案管理工作提出了新的要求。 　　一、高校信息公开的意义 　　根据《办法》,今后高校在开展办学活动和提供社会公共服务过程中产生、制作、获取的信息,应按有关规定公开。《办法》细化了公开的范围和内容,将涉及学校基本情况,发展规划,学生招生考试、学位评定、就业资助,学科专业与教学,师资建设,财务资产管理,自然灾害等突发事件的调查和处理,以及对外交流与合作等十二类信息纳入了主动公开的范围,并规定了公开的途径和方式。高校信息公开制度不仅能够有效促进深化高校校务公开、促进高校依法治校、提升高校管理水平,有助于形成有效的内部监控和有力的社会监督,真正从源头上遏制腐败现象的发生。高校通过为社会提供创造性的成果和智力资源,传承知识、经验和文化,为社会主义政治、经济、文化需要培养合格公民。因此,高校信息公开不仅关系到师生员工的切身利益,还有助于促进社会公众对高等教育的知情和监督。 　　二、信息公开对高校档案管理的新要求 　　(一)信息公开意识的要求 　　信息公开不仅仅是涉及到政府信息公开主动性问题,还涉及到师生、社会公众对信息利用的程度,是保障师生员工和社会公众的知情权、参与权、表达权和监督权,办好人民满意的教育,构建社会主义和谐社会的重要内容。信息公开意识是影响高校信息公开效果的重要影响因素。在政府层面。主管部门和各高校要加大制度环境建设、舆论宣传和跟踪机制,改变传统的档案过渡保密的工作理念和业务模式,使师生、公众认识档案、了解档案,懂得利用档案为自己服务。在师生层面。师生档案利用意识是关系到他们个人切身利益乃至信息公开成效的关键。《办法》出台的目的之一就是为师生了解高校运营状况建立良好的信息平台,师生自身要充分注意档案信息资源为自己的利益服务。在社会公众层面。长期的档案信息获取途径不畅,公众很少能够档案信息关心政府部门的市政决策和政治、经济走向,只是被动的接受政府公开的信息。《办法》的出台使社会公众能够很好了解高校内部管理状态和教学、科研等高等教育的重要指标。因此,公众对于高校档案信息的利用意识也必须经历一个过程。 　　(二)档案管理人员素质的要求 　　《办法》从内容到途径对信息公开都有一系列的规定,传统档案管理工作者以藏为主的意识和管理技能明显不符合要求。除了具有良好的专业知识和理论素养,档案管理人员还需要对高校需要公开的信息以及师生和公众对信息利用的需求有较好了解。总体而言,档案管理工作者不仅在思想政治品质上过硬,还需要在文字表达、写作技巧、信息处理技术方面有较好的功底。其一,信息公开制度环境下,除了政治思想强外,还要树立高度的责任感和事业心。档案管理工作者要树立正确的人生观、价值观,特别是要努力提高思想政治觉悟和辨别是非的能力。坚持忠于历史的职业原则,维护历史面貌的求实精神,无私奉献的高尚情操,艰苦拼搏的顽强作风。其二,高校档案管理工作者要注重提高自身的业务能力,积极主动学习研究在信息公开制度环境中的档案信息管理工作的新规律、新特点,解决档案工作的实际问题。信息公开环境下,一个优秀的档案馆员不仅需要扎实的基础理论知识和专业知识,还要具备广博的科学知识和文史知识,掌握档案管理过程中的各个技术环节。同时,档案馆员还要掌握现代信息技术,利用信息技术加强档案信息的搜集、加工、整理、发布和编研。 　　(三)对档案信息整合的要求 　　高校信息公开工作开展的基本前提是信息齐全完整,这就要求高校档案管理机构统一协调机制,对各种形式的档案进行整理不仅形成档案库,还要形成具有学习功能的档案知识库促进档案信息的编研工作。不同于政府机构,高校的档案信息资源不仅仅是简单的文件,还包括教学、科研、管理工作中产生的大量资料,使用期限、使用频率都有所不同,如果不及时加以收集、整理或者收集不齐全、整理不规范,就可能导致重要材料的缺失。由于利益关注的不同,高校内部、外部对信息公开需求有很大差别,这就需要信息整合要体现需求差别、个性服务。只有档案信息整合成能够高度选择的信息系统,高校信息公开工作才能实现档案信息需求者、提供者、检索系统三者的最佳组合,实现信息公开效率最大化。 　　(四)信息公开技术需要 　　教育部办公厅在《关于施行的通知》中指出,高校要充分发挥网站快速、便捷的优势,努力把学校网站建成信息公开的第一平台要综合利用报刊、广播、电视以及新闻发布会、年鉴等形式或档案馆(室)、图书馆等场所,及时公开高校信息。网络已经成为高校档案信息