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行政区划调整对档案工作影响及应对策略研究 　　摘要：本文从档案学角度，分析2012～2014年青岛市黄岛区区划调整前后档案工作面临的问题，结合具体情况，提出相应的解决对策。 　　关键词：区划调整档案工作全宗理论 　　区划调整是根据行政管理、经济发展和城市发展的需要对行政管理区域进行划分与调整。在我国现行政治构架和行政体制条件下，行政区划对城市发展乃至整个国家的发展影响深远。以青岛市为例，建国后青岛就先后经历了9次区划调整。 　　笔者以2012年12月1日，原胶南市、原青岛开发区合并这次行政区划调整为例，谈谈档案工作需要如何应对区划调整。此次调整，区市得到合并，原有的机构、部门随之合并、调整，档案的去留进而提上日程。加之馆藏空间有限，不可能在短时间内将所有的档案都移交进馆，只能暂放在各立档单位保管。而部分部门拆分、合并或者重组，各立档单位的档案是跟着原单位走还是并入新单位？单位拆分，档案要不要拆分、能不能拆分？对合并的立档单位，两个单位的档案原来分属于两个不同的全宗，能简单地搞“1+1= 2”吗？还有各立档单位原有全宗号的标识、新全宗号的启用等一系列问题都亟待解决。 　　一、行政区划调整对档案工作的影响 　　此次区划调整主要涉及两个区市的合并，两个区市合并后原有的档案应全部进馆，进馆之后如何解决全宗号重复的问题？这些档案的电子数据进入数字档案馆后又如何解决档号重复的问题？比如，原胶南市有45号全宗，而原青岛开发区也有45号全宗，需要注意的是，这两个全宗完全不是同一个机关的档案全宗，而只是全宗号相同。档号也是如此，在数字档案馆中档号重复是无法保存数据的。更何况受馆藏条件限制，无法将档案全面接收进馆，不得不将区划调整前的档案交由各单位代管的情况。通过调研，我们发现在区划调整中各立档单位档案全宗变化的具体情况如下： 　　（一）“一对一”型 　　区划调整前原立档单位档案作为一个独立全宗的，两个单位完全对口，调整后职能没有变化，只是单位名称和全宗号发生更改。目前大多数单位都属于“一对一”类型。比如，原青岛开发区交通局和原胶南市交通局，在调整中职能并没有发生任何变化，只要进行简单合并，由两个单位变为一个单位，更名为青岛市黄岛区交通局即可。 　　（二）“一拆多”型 　　由调整前的一个立档单位拆分成多个单位，撤并机构职能由多个新设机构承担的，调整以后原单位不存在了。比如，原青岛开发区农业发展局，区划调整后其职能大部分移至黄岛区农业局，一部分移至黄岛区农委，还有部分职能移至黄岛区渔业局、畜牧局和水利局，而原来的农业发展局已经不存在了。 　　（三）“职能转变”型 　　区划调整的原立档单位在调整后仍然保留，只是名称发生变化，一个单位内的部分业务职能或内部机构划分给另一个单位。例如，原青岛开发区发改局部分职能转至黄岛区科技局和黄岛区工业信息局，而原发改局仍然存在，机构设置和人员编制基本未变，只是名称更改为黄岛区发改局。 　　（四）“多合一”型 　　由区划调整前的多个单位合并成立一个新单位。例如，原青岛开发区国土资源局和青岛开发区房产交易中心以及胶南市国土资源局、胶南市房管中心在区划调整后合并为黄岛区国土资源局。 　　（五）“人事档案”型 　　部分涉及人事档案管理的部门也进行了调整。比如，原开发区人事局在区划调整前属于原开发区区委组织部，而区划调整后并入黄岛区人力资源与社会保障局。 　　二、行政区划调整后进行档案工作的依据 　　（一）全宗理论 　　“全宗理论以描述文件集合成整体作群体状运动的规律为己任，它是由有关的概念和原理构成的知识体系。”[1]对于全宗的概念大家都不陌生，“全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体”，[2]它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，是在一定的历史活动中形成的，以一定的社会单位为基础而构成的。其强调了全宗是一个有机整体，联系紧密、不可分割。立档单位的档案作为独立的全宗也是不可分割的。因此我们必须要维护全宗的完整性，不能因为单位拆分，部分职能分离，或者原立档单位并入其他新的单位了就把全宗内的档案也拆了，从而破坏了全宗的完整性。 　　（二）人事档案的特殊性 　　人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特点。其中动态性，是指人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与本人实际情况的“时间差”。流动性则是指人事档案的管理与本人的人事管理相统一。如果人、档脱节