利用Word技巧提升办公处理能力与工作效率.docVIP

利用Word技巧提升办公处理能力与工作效率 　　Word是Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件，它是我们最常用的办公软件，我们日常工作都在使用它作为办公和管理的平台，提高使用者的工作效率和决策能力，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。但微软一项针对全世界企业实施办公应用技术能力的研究调查显示，一般会使用微软Office软件的工作者，对其实际运用的程度只达到20%至25%，这大大影响了企业的工作效率。Microsoft Office庞大的家族，有很多的技巧和秒招可以使用，有些内容如果能够真正将它们学会、用好，助力企业或个人在短时间内解决存在的问题并迅速提升办公效率，我将跟大家一起来探讨如何更好地利用Office组件，来提高我们的工作效率。 　　尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别，但是在典型的办公环境的工作中，主要有以下两个方面的工作： 　　● 文字处理：各种报告、公文、信件、论文等文档。 　　● 数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。 　　Word是一种功能强大的文字处理软件，并已获得广泛的应用，但业内人士分析：大约80%的用户只使用了约20%的软件功能，排版软件只作为打字软件在用。Excel其强大的功能已广泛应用于市场营销、行政文秘、人力资源、财务统计、公司管理等各个职业领域，掌握Excel可以帮您节省大量的工作时间，能够实现工作效率的提升。 　　一、利用模板、样式排版 　　在进行文字处理时，最可能影响效率的问题是：重复输入、格式设置和编号问题。针对这些问题，Word为用户提供了模板、样式和自动编号。 　　(一)模板 　　对于同一类的文档，会有很多相同的内容，如发文的字号和收文单位。为了避免重复输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由Word替你完成（Word的默认模板是Normal.dot）。模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文集和样式等。通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只要把一个普通的文档保存成模板即可。通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板的文档。 　　（二）样式 　　在处理文档时，格式设置也是一件颇费精力的事，一些机构对于内部文档的格式有着严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式，而且可以应用到其它文档。 　　在文档中，如果出现3个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二级标题和三级标题编号（Word共提供了9级标题）。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如1，1.1，1.1.）。 　　如果所有这些编号都是手工输入的，编号可能会成为一个最令人头疼的问题。一旦标题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用Word所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。 　　二、邮件合并提高文档处理的效率 　　其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 　　显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 　　Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。 　　（一）邮件合并使用的条件 　　文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。 　　（二）邮件合并的三个基本过程 　　上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。 　　1.建立主文档。“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档。 　　2.准备好数据源。数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含