论国有企业投资项目的 档 案管理及方法.docVIP

----------------------------------------------------------第X页 共X页--------------------------------------------------------- 论国有企业投资项目的档案管理及方法 论国有企业投资项目的档案管理及方法 摘要：对国有企业投资项目档案管理进行了深入的探讨，介绍了企业投资项目档案管理包含的主要内容，以及在项目运行过程中所起的作用和重要意义。针对建设（工程）投资项目和生产经营性企业投资项目两种不同类型的投资项目，提出了相应的制定档案管理流程的方法。 关键词：投资项目；档案管理；项目风险；项目管理 引言 面对世界经济一体化、竞争全球化的巨大挑战，国有企业为了自身的生存和发展，以实现经济效益提升和低成本扩张为目的，进行着各种形式的项目投资，其主要形式有两种：一是企业自建或合作建设的盈利性基本建设（工程）投资，二是独资或合资设立生产经营性企业投资。这两种类型的投资由于投入资金巨大，往往会产生较大的经营风险，这种风险始终伴随着项目运行的全过程，如何将风险降到最低，项目管理至关重要，作为项目管理的重要环节——项目档案管理，由于其工作性质，重要性往往被人们所忽视，当发现由于项目档案管理不到位而造成损失时，其结果往往是不可逆的。因此本文力图通过对国有企业投资项目档案管理的深入探讨，引起企业领导人和档案管理人员对投资项目档案管理的足够重视，起到为企业投资项目档案管理改革创新抛砖引玉的作用。 1．国有企业投资项目档案包含的主要内容 1.1建设（工程）投资项目档案 企业投资的建设（工程）项目，属于企业重大固定资产或基本建设项目投资，企业建设（工程）项目档案质量是企业实现其投资目的的一个基本保证，它的好坏，关系到工程项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。建设（工程）投资项目档案主要分为两部分：工程项目档案和项目监理档案，是项目建设活动中形成的重要原始记录，是评价工程质量的信用依据，具有不可替代的权威性。 1）工程项目档案是指建设（工程）项目的提出、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备、竣工验收和投产（使用）全过程形成的应归档保存的全部文件资料。 2）项目监理档案是指在进度控制、质量控制、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调及验收的整个监理过程中形成的应归档保存的全部文件资料。“全部文件资料”是指在工程建设和监理过程中形成的有保存价值的全部图表、文字、声像等保存在不同载体上的文件资料和原始记载。 1.2生产经营性企业投资项目档案 投资设立生产经营性企业分独资和合资两种，属于企业重大经营性投资项目，项目运作模式可分为直接投资设立、合作投资设立、兼并投资设立等多种形式。投资设立过程中项目档案材料的形成和质量，是企业投资项目合法性、真实性的原始记录，是投资项目稳定生产（经营）的重要法律依据。生产经营性企业项目档案是指从项目的提出、论证、协议、立项、审批、机构设置、产权登记、工商注册、筹备和投产（开办）全过程形成的应归档保存的全部文件资料。 2．国有企业投资项目档案管理的重要作用 在社会主义市场经济体制下，随着全球经济和金融形势的不断变化，国有企业根据自身的抗风险能力，投资形式向着多样化的方向发展，因此创新企业投资项目档案管理模式势在必行。面对投资项目档案管理中出现的新情况、新问题，档案管理工作者要保持清醒的头脑，探索新的管理模式，掌握新的管理方法，确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，从而降低项目的投资风险，保证企业的投资安全。 由于市场经济的多样性和复杂性，企业在投资项目执行过程中，往往存在环节多，周期长，不可预见事项突发等情况，因此潜伏着各种风险，稍一疏忽，就可能造成无法挽回的损失，但如果项目管理到位，有时就可以有效避免一些损失，项目档案管理也是如此。由于项目档案保存的是项目执行全过程的原始凭证，在项目出现问题时，往往能够起到追根溯源的作用，提供原始记录，查找问题症结所在，保证项目的顺利进行；在遇到法律纠纷时，能够提供真实有效的证据，维护投资企业的利益。比如笔者所在单位下属一进出口企业在完成境外一大型成套项目时，对方以未能按期交付为由，提出索赔要求，当时对方认为胜券在握，可由于该企业项目档案收集完整规范，经过仔细查找，从中查出对方工程师手写的一张便函，由于某种原因他要求将其中一段工期延后，因此造成整个工期的推迟，据此仲裁该进出口企业胜诉，为企业避免经济损失300余万元。同时项目执行部门通过系统的档案收集工作，也能够更加清晰地了解项目运作的全过程，尽早发现问题，解决问题，提高项目的抗风险能力。 1）为了提高建设（工程）投资项目承建方选择的透明度和公平性，