如何打造高效会议-精选版.pptVIP

高效会议管理术 无效会议 高效会议 你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率 前言 充分的会前准备 明确的会议目的 合理的组织形式 目 录 Contents 高效的会议跟进 会议4步骤 没必要、无准备，就不开会 第一步 会前准备 5W1H 会议准备 凝聚向心力 中心协调会 部门内部会 建立信赖理解共识团队 促进组织内部交流，强化团队意识 第二步 会议目的 无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命 目的 规模 决策执行 解决问题 创意提案 凝聚向心力 少人数（3-30人） 禁带电子设备 视觉会议 头脑风暴 午餐会议 舒适环境 多人数（30人以上） 时间限制 围桌对话 创新突破 移地会议 主管离场 小组研讨会 针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式 第三步 会议组织形式 安能适合会议 总经理例会 目的1：决策执行 适合规模 1.少人数（3-30）人 适合形式 3种形式 禁带电子设备 （5-10人） 时间限制（30人以上） 主管离场 （10人以上） 2.多人数（30以上）人 总经理例会适合形式 1 禁带电子设备（30人以下） 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时 总经理例会适合形式 2 时间限制（30人以上） 要点： 1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间 2、适合时间和频率： 一月1-2次，每次1-1.5小时 3、展开方法：搭配各类会议 事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行 4、成本控制： 包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本 5、注意事项： 1）每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行 2）不要在过短的时间，塞进过长的议程 3）就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开” 4）适合例行报告、工作进度报告等会议 讨论议题 产生提案 主管离场 决策者在讨论阶段易主导意见流向 决定提案 实行是否 决策 要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定 总经理例会适合形式 3 主管离场（10人以上） 主管进场 决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。 将“提案权”与“决策权”分开 决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。 提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解 所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天 适合频率：不定，适合已有明确议题、征求（大量）提案并做出决策时 安能适合会议 安能管理委员会 各集运中心跨部门协调会 目的2：解决问题 适合规模 适合形式 3种形式 1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 视觉会议（30人以下） 围桌对话 （12人以上到数千人不等） 小组研讨会 （5-3000人） 掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手 点 代表“看过来！我和别人不一样” 线 代表“连结”与“区隔” 线条粗细代表强弱 三角形 代表 “正在变化”， 多个三角形组成代表爆炸的锐角图 方形 代表 “正规的组成” 最适合代表建筑物或组织功能 空心箭头 代表“活动中的组成”，适合使用来表达项目 螺旋图 代表“动态统一”，将螺旋图圆一点，则有趋近统一的意义；反之混乱的螺旋类似龙卷风，代表更多变动 圆圈 代表“统一”，画圆感觉在集合所有事物，这寓意世界共通 管委会 协调会适合形式 1 视觉会议（30人以下） 所需道具：白板或大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程 开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单 涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题 集体分享 三回合讨论后，主持人安排一段“反思时间”，让与会者写出最核心或最深刻的想法 最后的记录公布，再行动规划与讨论议题整合。 优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动 所需时间:至少90分钟，2小时更理想 适合频率：不限 管委会 协调会适合形式 2 围桌对话（12人以上到数千人不等） 管委会 协调会适合形式 3 小组研讨会（5-3000人） 所需时间：1-3天不等 适合频率：半年-一年/次 安能适合会议 管理层高层会议 各种探讨会 目的3：创意提案 适合规模 适合形式 3种形式 1.少人数（3-30）人 2.多人数（30以上）人 头脑风暴 （5-10人） 环境引导 （5-10人） 创新激荡 （30人-上万人） 1、鼓励自由奔放，疯狂古怪的构想 2、禁止对提出的点子当场评量、非议 3、不要局限与会者想象力，点子多疯狂都得鼓励 1