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中国民用航空系统二三级机构档案管理调研和分析 　　摘 要：以中国民用航空系统60余家二、三级机构为调研对象，通过对其机构设置、档案整理利用、业务指导、信息化建设等几个方面情况的汇总分析，总结了“十二五”期间这些单位档案工作的基本情况及存在问题。调研表明，基层单位人员流动性大，新成立单位制度建设缺失，业务交流、培训频次不足，档案信息化建设滞后等问题表现较为突出。指出充分利用新技术、新媒体，多样化档案指导、交流、传播、利用手段，完善档案信息化建设的顶层设计并加强经费支持是提高民航系统档案管理水平的当务之急。 　　关键词：中国民用航空系统；档案工作；调研报告 　　1 调研背景 　　1.1 调研依据。中办、国办于“十二五”末联合印发了《关于加强和改进新形势下民航档案工作的意见》（以下简称《意见》），从完善档案工作体制机制等5个方面对未来一段时期全国档案工作提出了若干要求。结合《意见》精神，中国民用航空局（以下简称民航局）也出台了相关规定――《关于加强和改进新形势下民航档案工作的意见》，并以此为参考，对民航二、三级机构“十二五”期间档案工作情况进行了调研。根据调研情况，笔者对其档案管理现状、存在的问题进行了汇总分析，并提出若干建议。 　　1.2 样本选取。此次调研选取民航局所属7个地区管理局、21个局直属企事业单位和38个安全监督管理局（以下简称监管局），涵盖民航系统所有二级机构及部分三级机构（也称派出机构）。从样本类型看，涉及45个行政单位、3个国有企业、19个科研事业单位，以此确保此次调研结果能够体现不同层级、不同类型档案部门的工作情况。样本层级结构见图1。 　　1.3 调研内容及方式。此次调研主要从机构人员设置等7个方面进行调研分析。调研采用问卷调查法。 　　2 被调研单位档案工作现状及存在问题 　　2.1 档案机构和人员设置。主要从主管机构设置、专职档案人员占比等方面进行了调研，详见表1。 　　由表1可知，被调研单位档案岗位多设在办公室等综合管理部门，半数的地区管理局设有独立的档案部门，直属企事业单位及监管局较少设档案部门，多???综合部门设置档案工作岗位。各地区管理局均有专职档案人员，47.6%的直属企事业单位及15.8%的监管局配有专职档案人员，呈现层级越低、单位规模越小，设置独立档案部门和配备专职档案人员的比例也会越低的现象。这一现状必然导致多数三级机构档案人员业务素质不高，且业务水平的提升缺乏持续性。 　　2.2 档案管理规章编制执行情况。建章立制是一个单位开展档案工作的基础，完善的规章体系无疑是保证档案工作质量的充分条件，因此，问卷对档案工作制度编制情况，尤其对作为必备制度的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（以下简称《归档范围》）、《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的编制执行情况进行了统计，详见表2。 　　经统计，所有的地区管理局、61.9%的直属企事业单位及55.3%的监管局制定有档案管理规章，内容涉及档案收集、整理、库房管理、岗位要求等方面。《归档范围》虽然是各单位开展档案工作基础性制度，但目前新成立的、规模较小的直属企事业单位及34.2%的监管局尚未制定。在执行《规则》方面，新成立的单位普遍存在制度建设缺失现象，上级档案部门及时对其进行制度建设指导应是当务之急。 　　2.3 库房管理情况。库房管理旨在维护档案的存放秩序，保护档案安全。指标设计上，主要就防火、防水等设施的配备情况进行了统计，具体数据见表3。 　　统计可知，密集架和档案柜是目前各单位主要的档案存放设备，其数量与库房面积、档案存量基本成正比。在“八防”设施的配备上，防盗、防火、防光、温湿度控制设施的配置率较高，防尘设施的配置率最低。过去5年间，约半数单位的库房面积、安全措施有所改善，但防盗措施不足，库房清洁频率过低，对有害生物重视不够等问题长期存在。同时，约一半单位因办公用房紧张，多将阅览室并入办公室中，个别单位甚至无独立档案库房，对档案安全产生隐患。 　　2.4 档案归档及鉴定情况。档案的整理归档分工情况会影响档案实体管理质量，故问卷对各单位档案整理归档分工模式进行了统计，具体情况见表4。 　　大多数的地区管理局、三分之二以上的直属企事业单位、监管局采取业务部门收集整理后交档案部门的模式，个别单位采取业务部门收集后交档案部门整理、归档或者全部由业务部门自行整理、保存的模式。调研发现，每个单位采取何种整理归档方式与本单位档案人员业务水平关系密切。单位档案管理人员不足、工作变动频繁、对归档范围、种类、保管期限不清楚是导致业务部门整理、归档不合格的主要因素，同时也易出现档案缺漏、遗失等问题。 　　在档案鉴定、销毁方面，仅个别单位对其会计档案进行了鉴定或销毁。出现此现象的原因一是部分单位尚无超过保管期限的档案，