公司公文文书管理规定.PDF

公司公文文书管理规定 第1条  为了加强对本公司的文书管理，提高行文质量，维护公司权益和形象，提 高工作效率，特制定本规定。 第2条  本规定所称文书管理，是指总公司各部、室、中心及各公司（含事业部、 业务 执行部门）与外界来往的文书（包括电报）及公司各部门间来往文书（包含 送报会签）等， 自收（发）文至归档全部过程。 （说明：可根据公司管理范围的实际情况规定具体的内容） 第3条  总公司各部门与外界来往文书的收发由总公司办公室统一办理，各公司 （工厂）所在地的总收发由其所属办公室秘书科办理。 总公司各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来往的文书，以及各公司总经 理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务 部门的文书，则以各 该业务部门的主管部门为管理部门。 各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处 （或办公室）为管理部门。 关系各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校 对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者,管理部门不得受理。 第4条  文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部 门时，其他部门则为该项文书的会办部门。 第5条  文书种类及其使用分类： 5.1 函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行文。私人或关系公司与各 公司间及 公司内各部门间行文使用。 5.2 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 5.3 便函：关系公司各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 5.4 签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 5.5 电报：业务处理须以电报行文时使用。 5.6 表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印 为固定格式使用。 5.7 其他：会议记录及例行表报等的发送不必行文。 第6条  对外单位行文的名义、署名及用印规定如下： 6.1 以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行 文。 6.2 以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属 一级、 二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等行文。 6.3 以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章：用于营业、资材、工务等 部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。 6.4 以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文；人事、服务、训练、法律等 部门于经办业务的权责范围内对民营事业、民间机构或个人的行文。 6.5 因特殊需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案送总经理室 转呈董事长或总经理核准。 第7条  关系公司各部门间应以部门名义行文的，依照下列规定签署、用印： 7.1 正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章；以业务 接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。 7.2 总公司各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。 7.3 工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 7.4 厂处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管的职衔签字章签署。 第8条  公告、人事通知单、聘任书、奖状、合同及特定业务（如进出口、税务、 关税、劳 保、投标等），须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务 需要依规定加盖董事长或总经理的职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围 内的部门主管签字章或私章。 第9条  特定签署人及印信的文件从其规定。 第10条  需以对等身份的签署人名义复文者,应酌情处理。 第11条  以董事长署名行文者，应由总公司办公室送总经理室转呈董事长批示。 以总经理署名行文者，应送经理室转呈经理批示。 以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管批示。 以部门名义行文者，应由部门主管批示。 以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员批示。 因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用 董事长或总经理的业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权范围内经 核准后，方可用印。 固定格式文书，应由署名的主管于原稿批示后，授权业务主办部门主管依式行文 。 第12条  文书处理程序为：经办人起草文件后，送交本部门经理审核签发送办公 室，由办公室负责分送主管领导审核；需总经理或者董事长签发的，由办公室负 责直接送相关领导。 第13条  机密类文书：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文 件，应依本规定办理。