浅谈文件中心和一体化管理趋势.docVIP

浅谈文件中心和一体化管理趋势 　　【摘要】文章以文件生命周期理论为依据，对文件中心和文档一体化管理进行了分析，表明了在我国进行文档一体化管理改革和建立文件中心的重要性、必要性及其适用范围。 　　【关键词】文件中心；文件一体化；前景 　　 【中图分类号】 F270【文献标识码】A 　　【文章编号】1674-1145（2008）02-0027-02 　　 　　一、文件中心与文档一体化管理的理论依据 　　 　　所谓文档一体化管理就是将目前档案工作现实中，各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构，现阶段我们一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。 　　文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段。由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。 　　 　　二、文件中心与文档一体化管理的重要性 　　 　　 众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作打下良好的基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。 　　 　　三、文件中心与文档一体化管理的必要性 　　 　　文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，我们称之为文件的文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。文件与档案有着内在相关并相互影响的，文件与文件管理的质量决定档案的质量，而档案的质量，又会影响档案的利用，影响档案信息资源的开发。因此，对于文件与档案的管理应作为同一系统工程全面综合研究、统筹管理，这就是文档一体化管理的必要性。 　　 　　四、文件中心与文档一体化的关系 　　 　　从文件生命周期理论角度来分析，文档一体化管理是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来，作为一个整体系统有序地结合起来，使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系，不仅适合于纸质等实体档案也适应电子时代信息化的需要。实行文档一体化管理以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段，形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制，它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。 　　文件中心的建立，是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节，对多个处于暂时保存阶段的文件进行集中管理。从文件生命运动的整体性来说，它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在建立文件中心的具体实践探索中取得不少成绩，但也出现了一些问题。其中有两个很明显：一是文件中心人员没有深入各机关工作，独立于各机关之外。在对各机关文件形成不太了解的基础上，进行整理分类组卷，势必影响案卷质量。其次可能增加更多的账外文件。 　　通过分析，我们可以看出将建立文件中心作为文档一体化管理实现的一种方式是不正确的。文档一体化管理强调的是文件生命运动的第二、三阶段，文件管理和档案管理实现统一有序，强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一，关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段，即暂时保存阶段文件的存放与管理方式。二者是有区别的。只有当文档一体化管理的研究涉及到文件保管与存放的时候，文件中心才能作为机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心只能是按照文档一体化管理思路进行改革时，选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择。它不能取代文档一体化管理，也不是其一种模式，简单建立文件中心，并不能解决文档一体化管理问题。文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。 　　 　　五、文档一体化与文件中心的适用范围 　　 　　对文档一体化管理与文件中心如何衔接、文件中心如何成为文档一体化管理的有益补充的问题，现阶段学术界一致认为，文件中心适合在档案工作薄