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浅析纸质档案管理前端控制和文书工作 　　摘要：现代文秘工作包括政务性工作、业务性工作、事务性工作。文书工作和档案工作是文秘业务性工作的主要组成部分。随着档案管理前端控制思想的研究深入，档案管理工作的起点从原来的立卷归档提前至文件生成之前的设计阶段，与之对应的文书工作与档案管理前端控制环节联系更加紧密。文书工作的好坏对档案工作影响更加突出。基于通盘规划和防患未然的纸质档案管理前端控制思想对文秘人员素质提出严格的要求。 　　关键词：档案管理;前端控制;文书工作;文秘人员;素质 　　前言 　　众所周知，档案由文书转化而来，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代，国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。 　　在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下，人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础，在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想，档案前端控制包含于的文书工作之中。 　　1.档案管理前端控制与文书工作 　　控制论体系下，“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展，获得并使用信息，以这种信息为基础，选出并用于该对象，并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量，提升档案工作效率为目的，对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量，在档案管理的“前端”便进行干预和控制，以期对中端及末端管理工作产生积极影响。 　　1.1档案管理前端控制概述 　　档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年代发展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程，根据文件价值形态的变化，准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论，为文件的全过程管理奠定了理论基础，为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。 　　档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展，电子文件开始出现，传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制，无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用：“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”① 　　档案管理前端控制思想最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理，那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中，就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中，学者刘越男的说法最具代表性：“所谓‘前端控制’，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思，人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是电子文件时代的全新思维，在电子文件出现之前，档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索，只不过没有明确提出罢了。 　　1.2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系 　　现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想，档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作，可使纸质档案管理和文书工作衔接得当，避免重复劳动，提高效率。 　　纸质档案管理的前端控制，即要从纸质文件形成之时甚至形成之前（即文件构思阶段）就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。④ 　　一般而言，文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要，围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲，文书工作包括从文件形成直至办理完毕，单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分：一是撰写文件，包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件，包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件，通常包括拟办、批办、承办、催办、注办