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研究所数字文书档案室研究和实践 　　摘 要：本文从信息化和档案管理角度，提出了数字文书档案室的概念，在研究北京精密机电控制设备研究所文书档案管理现状的基础上，针对公文与文书档案数字一体化管理，围绕数字档案管理系统技术改进，结合数字档案安全标准体系建设和档案管理队伍转型，研究数字文书档案室的探索实践，并对数字文书档案室提出发展策略。 　　关键词：研究所；数字档案；档案管理 　　1 数字档案室 　　数字档案室是档案室的新型组织型式，是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理的组织机构。数字档案室是实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。研究所数字档案室的建设有利于科研生产服务能力拓展。 　　2 研究所文书档案的管理现状 　　2.1 文书档案的范畴及重要性 　　研究所文书档案是指单位在科研生产、行政工作、党群及经营等管理活动中直接形成的、具有价值的各种形式和载体的文件材料，主要包括由上级或所经过规定的行文程序制发，具有固定格式和版头及文号的公文，及由文书部门承办的收、发文。 　　文书档案是各门类档案的重要组成部分，其管理水平对研究所的科研生产及经营管理有着不可忽视的作用和意义。 　　2.2 文书档案的管理方式 　　研究所文书的管理分为两个阶段：公文阶段和档案阶段。所办公室是公文阶段的责任部门，负责公文的收文、发文过程管理和预立卷、归档工作。公文管理人员将公文基本信息实时录入档案管理系统（瀚海之星），并按管理制度对文件实行受控管理。所办公室将重要的有利用参考价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以 “件”为单位，分类整理，按年度进行装盒组卷并移交档案部门归档。 　　研究所档案室承担档案阶段的管理职责，在接收文书预立卷后，利用档案管理系统软件（瀚海之星），依据系统中已存在的文件条目信息，为每份文件配备相应数字条形码，通过识别条形码中的电子数据，在系统中完成文件提取，组成对应实物案卷的电子案卷。电子案卷中条目信息清晰，能直接反映此卷文书档案的基本情况和库存位置，方便档案管理者提供借阅。标准的借阅流程是借阅者通过办公自动化系统（OA），开启档案借阅审批流程，档案管理者依照借阅管理要求为使用者提供服务，如图2.1所示。 　　3 数字文书档案室总体构想 　　数字文书档案室是指以电子文书档案为对象，以数字化为手段，利用计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术对文件进行有序处理和集成管理，实现电子文书成文、审批、发布、整理、保护、归档、保管、共享、知识化利用的档案管理模式。 　　3.1 公文?底止芾硐低彻菇? 　　目前研究所采用办公自动化系统（OA），实现文书电子文件的管理，全过程包括拟稿、审批、发放、归档等环节。 OA系统中发文及收文管控是数字档案库的基础资源，是建设数字档案室的必备条件。现就公文发文和收文实现数字化过程解析如下。 　　3.1.1发文流程 　　发文的基本流程：拟稿-核稿-核文-规章制度审核-会签-签发-发前拟办-打印-校对-盖章-规章制度发布-机要归档，见表3.1。 　　当拟稿人发起一项发文任务后，此项任务在流程中的每位用户OA主页的“待办事宜”模块中均可显示，而督办事宜公文管理员可在督办事宜内设置任意流程转向，防止出现流程中的人员长期不在（如出差）无法运转下去的情况。 　　3.1.2研究所与上级机关办公系统集成 　　研究所与上级机关（研究院）已实现公文收文与发文数据接口集成。通过OA系统，研究所能够及时准确接收到上级机关下达的电子公文，在所OA系统平台上实现公文管理。集成格式如下： 　　3.2 数字档案管理平台构建 　　研究所已深入应用瀚海之星综合档案管理系统管理文书档案，其实用性与先进性相结合，满足档案室对复杂档案文件管理需求及所内人员对档案文件的查询、借阅要求。瀚海之星管理系统已成为研究所数字档案室的重要组成部分，与其他应用系统（包括PDM 系统、OA系统、财务系统等）通过通用集成接口进行集成（如图3.2所示），实现数字档案室数字化构架。 　　3.2.1 OA系统与瀚海之星系统集成 　　通过集成模块，OA系统中的文书可导出为指定位置、指定格式的XML文件，瀚海之星的接口程序会自动导入这些文件。这种集成方案保证了集成的可扩展性。自动导入模式应用于常规的、有共性的管理文件，即在OA系统中设定一些条件和规则，使满足条件的管理文件自动导入瀚海之星。对于其它管理文件，可采用半自动模式，人工在OA系统中选择要导入的目标文件，然后手动执行导入，系统后台则会生成一个XML文件，并通过接口程序自动导入到瀚海之星中。 　　3.2.2 数字文书档案的利用 　　数字文书档案室以数字档案管理系统为资源库和应用平台，已