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高校国际学术会议筹备和举办实务研究 　　【摘 要】国际学术会议是世界高校及研究机构进行学术交流与合作的一种重要形式，如何高效、成功地办好国际学术会议也将成为高校行政管理人员及学术研究者所关心重视的问题。本文从举办国际会议的前期筹备工作、会议期间的组织和协调工作，以及会后的善后工作各方面对如何办好国际学术会议做了研究与总结，浅谈自己几年来在上海交通大学工作中在举办国际会议方面的一些经验与心得。 　　【关键词】国际学术会议 高校 学术交流 　　国际学术会议是通过发表学术论文、举行学术讲座等学术活动为手段，介绍自己的研究工作与结果，了解本领域其他研究团队的研究方向、研究内容、研究成果以及他们在研究中发现的问题和得到的具有指导意义的结论，进而学习、跟踪本领域新的研究方向。在经济全球化的大背景之下，伴随着中国改革开放的不断推进，高校的国际化工作越来越被重视，也逐渐成为我国教育研究界的重要课题。教育研究界间的国际交流与合作日益密切，国际学术会议已日益成为世界各高校及研究机构进行联系、学术交流与合作的一种重要形式，在致力于解决共同关心的学科前沿性问题的努力中占据越来越突出的地位，并起到了至关重要的协调、交流、决策、执行、监督、推动等作用。 　　一、国际学术会议前期筹备工作 　　举办国际学术会议是一个系统工程，只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国，甚至世界各地，调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际学术会议已属不易。国际学术会议的与会者都有一定的身份，不是专家教授，就是研究学者，如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响，不仅会使组织者感到尴尬，还会使与会者感到遗憾。因此，事先预作周密的策划对保证会议的正常顺利进行十分重要。具体包括以下几项筹备内容： 　　1. 举办国际学术会议的宗旨及参会对象的确定 　　如要举办一次国际学术会议，就要尽早确定此次会议的宗旨，以便围绕这个宗旨来组织安排一系列的筹备工作，做到有的放矢、有备而战。根据会议的层次、规模不同，可以预留不同的筹备时间。大型重要的国际学术会议，可能要提前一年做好一系列的筹备工作。根据会议的宗旨，来确定参会的对象、邀请的专家教授、相关领导等。参会对象的确定直接影响着会议的规模，因此，与会人员的确定非常重要。另外，如何吸引该学科领域著名专家的参加，也是能否成功举办国际学术会议的重点和难点。一般情况，该领域著名国外专家的日程会排得很满，而且可能至少半年前已安排好，因此，如要邀请到他们，就必须提前预约，并且要及时确认。如要邀请国内著名专家和相关领导，由于中国国情的原因，其日程经常会变动，所以除了要提前预约外，一般还要不断跟进确认，以确保其能参加，即便不能参加，也可及时调换相应人选。 　　2. 确定会议日程 　　一般根据会议的宗旨、主题、邀请参会的专家学者以及出席的相关领导来确定会议的日程。通常先由相关领导代表讲话，以示相关部门领导对此次大会的重视和支持，也能借此从他们那里了解更多相关政策、基金等信息和资源。然后确定国际学术会议的主题报告、专题报告及报告人，再根据需要，适当安排茶歇、拍照合影、参观、交流讨论等活动。在会议日程中，最好清晰地注明会议的日期、每项活动的具体时间、地点，以及组委会相关联系人和联系方式。会议召开的时间和地点需精心选择，要经过仔细斟酌。会议日期应适应多数与会者的方便。国际学术会议最好能避开：会议所在国的重大节日或国事活动，如国庆、国丧、大选、世族纪念日等；会议所在国的旅游季节；会议所在国过冷或过热的季节；与会者的宗教或民族节日；其他同时举行的重要国际会议或活动。国际会议地点的选择，一般地讲，会议策划者倾向于选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。当然，会议时间和地点的选择更主要取决于会议的实际情况和需要，本着以人为本，从而制定出一套合理全面的会议日程。 　　3. 会议经费来源及预算 　　俗话说：“巧妇难为无米之炊”，举办国际学术会议也不例外，必然会涉及会议财务问题，一般包括会议经费来源和支出。根据会议的收入（包括会议注册费、会议赞助费、基金项目支持等），来合理制定出会议的预算，包括参会发生的国际、国内交通费、住宿费、餐饮费、专家授课费、场地费、会务费等，还是以人为本的原则，以便确保收支平衡，从而确保会议的顺利进展和圆满结束。 　　4. 相关申报工作 　　因为是国际学术会议，许多会议按规定需通过高校提前报教育部审批，获批后高校方有举办权。如想获得政府、企业等项目资助和企业赞助，也需提前进行申报工作，以便资金能够及时到位，保证会议的支出需求。 　　5. 落实相关配套工作 　　国际学术会议除了要提前做好以上的筹备工作外，还需落实好相关的配套工作，如会议的宣传工作、服务支撑、会务工作小组和技术工作