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煤炭企业归档文件整理实践和思考 　　国家档案局于2001年1月1日实施行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），河南省档案局从2002年1月1日开始推行，并制定了《归档文件整理规则》实施细则（以下简称《实施细则》），要求企业单位可以参照执行。为了顺应档案的整理改革，平煤神马集团也执行了《规则》及《实施细则》，至今已有13个年头。经过长期实践，体会有一些不利于实际工作的地方需要改进，提出一些个人看法。 　　1 归档文件有些不宜合并 　　《实施细则》第二条第七款规定“请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件”。笔者经过长期的归档文件整理工作实践，认为这样不太合理，因为如果这些文件被视为一件，这样在输入档案管理软件系统或填写归档文件目录时，只能登录批复件的信息，而不能登录请示件的信息，手工检索或档案管理软件条目级检索时就检索不到请示件的信息，而且有些批复可能没有请示件归档，这样也造成了批复件里有无请示件的不清楚，形成了一笔糊涂账，给档案检索带来不必要的麻烦，建议以上情况两个文件共存时还是按两件来处理。 　　另一种类同情况是《实施细则》第二条第五款规定“转发文件与被转发文件作为一件”。文件在被转发时转发文标题中可能只会出现被转发文的文号信息或部分标题信息，一般不会把被转发文的文号、标题等信息全部体现，如果不登录被转发文的信息，这样在没有实现档案计算机全文检索的单位就容易出现被转发文查找不出情况，还是按两件处理较好。 　　2 归档文件整理还是编页码好 　　2001年《规则》颁布实施，新的规则对文书档案整理进行了比较大的改革，改“卷”为“件”，对归档文件的整理单位按“件”，而不再按“卷”，档案整理细节上也进行了变动，其中没有明确规定要编页码，而只用在归档文件目录里填写上“页数”。《实施细则》培训时也指出不必再编制页码，只用数一下页数，填在归档文件目录里即可，这样好多单位在归档文件整理时就不再编写页码，而是数一下页数，标注在文件的结尾处，以便登记归档文件目录时填写。笔者认为这样很不严肃，也很不科学。 　　首先，数页码工作本身有很大的随意性，不在页面上标注数字，就不能确定文件的准确页数。例如，一份文件，你数了是50页，他数了是52页，那如何鉴定谁数得对与错呢？或者有些不负责任的人根本就不去数，大致估一下说它有51页，那也只有天知道对错。如果日后此份文件原件借出了，归还时还需要再数一下页数的，如果归还时的页数跟原先标注的页数不符，那又该如何处理呢，是原先工作有误，还是借阅者少还了呢？因此只有标注了页码，才能知道页数是否数对了，才能分清责任，避免日后借阅可能产生的纠纷。其次，如果归档文件不编页码，就不容易排列文件的次序，特别是文件在提供利用需要复印时，不容易固定文件的先后顺序，给利用和管理带来不必要的麻烦。 　　3 归档章的设置增加“页数”项 　　《实施细则》第三十二条规定“归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目”。根据要求，归档章的设置里没有“页数”项，而归档文件目录里设置有“页数”项，我们就在文件的结尾处标注上页数，然后在打印目录或输入档案管理系统时输入“页数”信息，这样问题虽然解决了，但很不方便，在输机时还要翻来翻去地看，建议在归档章里增设“页数”项，填写归档章时直接填上，更方便档案的整理和利用。 　　4 件号宜采用保管期限下流水编制 　　《实施细则》第三十一条规定“室编件号的编制办法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从‘1’开始编制。在同一保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一年度、同一类目、同一保管期限内从‘1’开始逐卷流水编号的方法，在这次改革中可保持不变”。 　　由于笔者所属煤炭企业档案整理时采用的《煤炭工业企业档案分类规则》（试行）规定“党群类、行政类、经营类、生产技术类四大类档案均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列，编号不考虑案卷的保管期限特征，在案卷排列时，应按照永久、长期、短期的顺序排列”，所以，我们集团在执行《实施细则》时按照要求没有改变编件号的方法，采用的是“大类――年度――件号”编制方法，不同保管期限间的件号是连编的，这样在需要插件时就出现了问题：由于各种原因不能按时归档的文件只能排列在大类该年度的后面，对档案管理非常不便。很多时候会出现该年度的最后又出现永久性档案的情况，造成档案整理编号的混乱，建议煤炭企业在编制件号时也区分不同保管期限分别编制，这样既便于档案管理，也便于发生特殊情况时对永久档案的及时抢救。 　　5 归档章的填写宜用铅笔 　　《实施细则》第三十三条规定“填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写