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电子仪表企业采购管理系统设计和流程分析 　　摘要：信息化是现代企业管理的重要手段之一，文章基于威胜电子ERP项目，重点论述了该系统中的采购管理系统的设计思想、系统特点，并介绍了该采购管理系统在威胜电子集团公司的应用情况。 　　关键词：ERP；业务流程；采购申请 　　中图分类号：TP399文献标识码：A 　　文章编号：1674-1145（2009）08-0170-02 　　 　　一、威胜电子的营运情况 　　 　　威胜集团是中国领先的能源计量设备、系统和服务的供应商，于2005年12月在香港主板上市（股票代码HK3393），是中国首家在境外上市的能源计量与管理专业集团。公司与清华大学、浙江大学等多家高校广泛开展“产、学、研”合作，并于2002年在行业内首家建立了企业博士后工作站。公司每年将营业收入的5%投入到研发和技术创新方面，以保持行业技术与产品领先的实力。截至2008年，集团有员工逾2500人，总资产达20亿元人民币，销售收入逾16亿元人民币。 　　威胜公司是典型的离散型研发和装配制造企业，公司主要以研制生产电子仪表产品为主。生产类型为多品种少批量生产。生产方式以订货生产和备货生产相结合的方式进行。产品特点是结构复杂、技术要求高，制造难度大。采购供应商大多在沿海地区，有些在国外，采购周期比较长。 　　根据威胜整个业务流程以及采购管理需求的分析，现把其采购管理业务常规需求归纳如下： 　　1．采购申请单管理； 　　2．采购计划管理； 　　3．采购订单管理； 　　4．采购进货管理； 　　5．采购退货处理； 　　6．合同评审流程； 　　7．供应商管理； 　　8．采购综合报表管理。 　　公司的采购职能由物流中心担当。在实施ERP之前是由几个产品线各自分别采购，在实施ERP过程中，把各产品线进行的合并营运，包括威胜电子、能源子公司、信息子公司、威铭子公司等。采购部门的职责是负责威胜集团所有材料和备品备件的采购。 　　 　　二、采购管理系统的实施要点 　　 　　 （一）系统需求 　　威胜在建立以SAP产品为核心的ERP系统以前，信息“孤岛”林立导致数据采集的速度和一致性不能满足企业的发展。 　　1．财务、生产和物流是威胜运营的重要环节，也是威胜建立领先信息体系的首要需求。 　　2．威胜的第二项需求就是要提高准时交货率，降低库存、提高生产效率。 　　物流和营销环节是威胜关注的焦点。销售环节直接影响其生产策略和财务策略，同时也为企业制定阶段性的战略发展策略提供了依据。在企业的信息交流、素质培训、协同工作等方面，威胜也急需强化，总之威胜的需求是多方面和全方位的。 　　 （二）系统功能模块划分 　　ERP系统以生产计划流为主线，分物料管理（含采购管理和库存管理）、生产管理、销售管理、质量管理、成本控制和财务管理6个子系统。各个系统协同运行，子系统之间数据高度共享。其中采购管理系统不仅要能处理ERP主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况，还要提供对供需链管理的相关支持。采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流。 　　 　　三、总体的业务需求 　　 　　1．对于生产、维修以及办公等需要的材料、备件、以及办公用品，由需料单位直接在系统内提报需求计划，以缩短沟通途径，提高整个提报过程的效率，减少人工重复工作。采购部门的计划员需针对月度需料情况进行计划的平衡和汇总，形成物资的采购申请计划。 　　2．对于不同的物资类别，以及不同的需求性质如生产维修、大中修、项目等必须有不同的审批路径。 　　3．对于部分材料及通用备品备件采用库存最大、最小计划，记录物料的最高最低储备定额，有效控制库存水平，能够查询请购明细及汇总、库存明细及汇总等信息。 　　 （一）采购业务流程 　　采购管理流程经过几次的改造和优化，已经形成一个比较成熟和完善科学管理体系，并且采用了相对比较完善的计算机信息管理系统来完成采购任务。原有的采购管理信息系统是使用了用友的U8系统，但没有完全地系统使用。首先制造部门的计划管理人员根据实际生产所需，在系统上申报所需物料，经过制造部门的相关审核人员审核后，计划提交采购部门的主管，并会由系统产生物料相关的信息。例如：价格、库存现有量、在途数量等，这些信息将提供给采购部门经过审批的计划，将会重新分配组合后，分发给相关的采购人员做采购计划，再交给管理层审批。审批后，采购人员进行询价、报价之后做采购申请，采购申请经管理层人员审批后，与供应商签订采购合同。物料到货后，将在系统中做到货的登记及验收，验收合格的物料将在结算员处做合同入库和财务承付通知。同时仓储管理人员可以办理仓库的入库和出库手续。 　　 （二）采购业务流程整合 　　在ERP项目中,业务流程的再造是重中之重，业务流程优化的核