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可信的电子文件管理及传输平台功能与模型研究 　　摘 要：本文以电子文件管理及传输系统为研究对象，以真实、完整、可信、一致为系统功能目标，采用从上至下、由外而内、由粗及细的建模思路，对电子文件管理及传输平台所依赖的网络环境规划、元数据顶层设计、数字安全认证、数据封包等内容进行分析，提出一套基于“异构”背景下的电子文件管理及传输模型。 　　关键词：电子文件;档案;管理系统;模型 　　Abstract：In this paper， for the study of electronic document management and delivery system， based on real， complete， credible and consistent system functions as a target， and detailed analysis of the contents of the network environmental planning， metadata top-level design， digital security， authentication， data packet structure， etc.， Proposed a more complete， electronic document management and transmission model of heterogeneous background. 　　Keywords： Electronic documents;Archives;Management Systems;Model 　　1 前言 　　电子文件管理系统是保障电子文件安全有效管理及长期归档保存的解决方案。随着海量电子文件的出现，很多单位已经开始进行电子文件管理系统的实践，但究其本质，大多仍未达到“可信”标准，如系统不支持元数据捕获及管理、元数据方案及结构不完整、文件缺乏必要的签署和认证、数据格式不规范无法长期存用等，这种似是而非的电子文件管理系统，仍在“可信”二字上有较长道路要走。 　　本文主要针对业务系统、电子档案管理系统“异构”现状，提出一套电子文件从传输到集中的处置模型。在建模过程中，我们对系统功能目标、管理及传输网络、元数据方案、数字认证、文档封装等内容进行系统的研究，全面保障电子文件的真实可信。 　　2 可信的电子文件管理及传输平台功能目标 　　2.1 真实。电子文件真实性是指形成于特定环境的电子文件经过传输、处置、利用、迁移等环节之后文件的内容、结构和背景等基本构成要素没有发生变化，管理过程清晰可见。这个真实性体现在电子文件管理的三个阶段（业务系统、电子文件管理系统、数字档案馆），都应有相应的评价机制来保障该份电子文件在不同封装状态、不同处置环境下的管理及保存状态，且该评价贯穿电子文件形成、管理到利用。 　　全程管理及前端控制理论要求我们，一是要设计尽可能系统、完整的元数据项目，包含文件实体、形成背景、处置主体及处置行为等多方面内容;二是元数据规划要探入系统设计前端，要符合国家、地区及行业有关规范及要求;三是为了辅证公文的可信，系统中应有必要的权限管理与控制、操作日志、审计机制、数字保真、“留痕”等功能，可帮助我们监控管理行为并处置非法行为。 　　 　　图1 电子文件真实保障示意图 　　2.2 完整。完整性是指电子文件及其元数据完整，它和真实性一起为电子文件的“可信”创造了条件。影响电子文件完整性的因素主要包括电子文件管理系统捕获机制是否完备、元数据方案是否规范、电子文件归档流程是否正确、电子文件物理及逻辑状态是否清晰等。 　　从系统功能看，系统首先应有灵活完善的收集机制，可以让我们的管理系统介入业务系统上游，对系统外及手工归档的各类电子文件及数字副本进行收集，通过规章力量和系统功能来保障所有办理完毕、具有保存价值的文件能实时或定期反映到电子文件管理系统之中;其次，电子文件管理的全过程要按照既定的元数据方案主动地捕获或手工登记文件形成、处置和利用等元数据，这是电子文件的重要组成部分，且与电子文件紧密联系在一起才能证明该份电子文件的法定身份;最后要充分建立和维护好元数据与文件本身的联系，保证电子文件与各类元数据、文档存储路径及格式信息等能牢固捆绑并封装在一起。 　　2.3 可用。可用性是指电子文件的内容能始终可读并能长期保存，它包括内容可用和形式可用两个方面。内容可用是指电子文件中所包含的二进制信息和字符编码标准无误。系统可通过元数据捕获和记录来注册电子文件编码格式、字符集和版本序号、管理软件名称、版本号、制作及转换信息等特定内容，当我们面对保存或迁移需求时，可便捷地为读取或还原该文件提供良好的现实环境或