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Microsoft Word使用的技巧 　　[摘要]现代办公离不开电脑，工作中有大量的资料、信息需要通过电脑来处理，Microsoft Word是大多数人都喜欢使用的一种字处理软件，它功能强大，备受亲耐。如果使用者能掌握一定的操作技巧，则可以大大提高操作速度，避免失误或重复操作，从而提高工作效率。 　　[关键词]Word；使用技巧 　　 　　有人编辑的Word文档无法调到理想的格式。比如，已经完全设置好的文档格式一经重新设置纸张大小后可能会出现标题不居中、表格或变小或超出页面、有些行尾出现许多空格符等，文档格式变得乱七八糟，其实是格式设置不正确。因此，本文从编辑文档及格式设置等方面操作技巧作了一些介绍，它可以较好地解决这一问题。 　　 　　1　实战前的准备 　　 　　1.1设定文档路径。一般情况下缺省的文档路径是c：、My Documents，如果您有大量的Word文档，最好自己定义一个专门存放的文件夹，将文档路径指向它。 　　方法：工具→选项→文件位置 　　双击文件类型栏中的“文档”后，选择“更改”按钮即可指定自定义的文件夹，后面的位置栏就出现相应的路径。 　　 　　1.2定义默认字体字号。Word缺省情况下使用的是宋体五号字，这是一般书籍印刷时用的字体字号，在屏幕上使用小 　　 　　四、四号字比较合适。 　　 　　方法：格式→字体 　　中、英文字体的字形、字号等都设置好以后，单击左下角的“默认”按钮将修改到共用模板中。 　　 　　1.3页面设置。在Word中新建的文档纸张默认是A4纸，若想将自定义纸设置为默认纸，将省去每次都要通过文件菜单中的页面设置来修改各种设置(包括页边距)。 　　方法：文件→页面设置→纸型→页边距→文档网格 　　 　　1.4定义首行缩进格式。我们在书写中文文件时一般都有正文首行空两格的习惯，而Word在缺省情况下是不会自动缩进的。定义方法：“格式”/“段落”，在打开的对话框中选择“特殊格式”中的“首行缩进”(注意不能用空格代替)，默认字号对应的首行缩进的样式就生成了。按回车键下一段会自动按该样式缩进首行，如果不想缩进，只要用Back Space键删除即可。 　　 　　2　用Word写文章 　　 　　2.1在插入点中输入内容。 　　2.1.1 即点即输功能。输入过汉字的人都知道，输入的内容会出现在插入点的位置上。因此，移动插入点就显得特别重要。曾几何时，您被移动不了插入点弄得不知所措，心想：比尔“盖次连个插入点都弄不好真让人扫兴。Word2000后的版本在页面视图中增加了即点即输功能。就是说，即使在窗口的空白处，只要双击鼠标就可以把插入点移动到这个位置。这从根本上解除了以前版本中插入点不听使唤的困扰，深受用户喜欢。 　　安装了Word后，系统默认状态下就有这个功能。如果您使用的是公用机器，可能双击鼠标无法移动插入点，这是因为这个功能被别人去掉了，没有关系，我们可以重新设置。 　　 　　 　　 　　 　　 　　2.1.2全新的剪贴板。凡是用过Windows98/95的朋友对剪贴板都很熟悉，美中不足的是，它的剪贴板中只能存放一次剪切、复制的内容。Word2000后的版本却不同，它的剪贴板功能强大，可以同时存放多达12次剪切、复制的内容，那么从已输入的同一篇文章或不同的文章中，一个一个的复制，然后选择全部粘贴，一下子完成许多内容的输入。不过在默认状态下，Word使用的仍是Windows98/95的剪贴板，如果希望使用Word的剪贴板，必须打开它的工具栏。 　　方法：视图→工具→剪贴板。打开的剪贴板工具栏如图一。 　　2.1.3书写特大字和特小字。经常用Word写文章的朋友都知道，“格式栏”里的“字号”列表中，既有文字字号也有数字字号。汉字字号和数字字号(磅)的对应关系如下： 　　除了格式栏里“字号”列表中的字号外，最小的字可以设置成1磅，最大的字可以设置到整个窗口，甚至超出窗口范围。你一定想不到吧! 　　方法：选定文字按Ctrl+键文字将会缩小，按Ctrl+键。文字将会扩大。每按一次改变1磅大小的幅度。或直接在字号框中输入您所希望的磅数。 　　如图二是扩大了450磅时屏幕上的“水”字，继续按下去还可以扩大。 　　2.1.4中文校对功能。Word不但能自动校对和纠正英文错误，而且还能自动校对和纠正中文错误。默认状态下，能自动校对整篇中文文档。确信错误的词语下面显示红色波形下划线；还不能确定是否有错误，督促您仔细检查的词语下面显示绿色波形下划线。 　　单击“32具”菜单中的“拼写和语法”命令或单击常用工具栏中的“拼写和语法”按钮，利用“拼写和语法：中文对话框(图三)，对您认为有道理的提示进行“更改”；如果不想更改，单击”忽略“或”