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公文发文字号写作的探讨 　　【摘 要】发文字号是公文不可缺少的构成要素，拟撰发文字号必须符合规范化的标准。但在现实应用中，常常发生发文字号的错位、增减、颠倒等混乱现象。本文通过分析这些常见病误，提出规范发文字号写作的要求和方法。 　　【关键词】公文；发文字号；写作规范 　　公文即公务文书，人们通常理解的公文有两类：一类为法定公文，是国家有关部门正式规定的公文文种，又称通用公文；一类为事务文书，是机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，又称常用文书。本文探讨的是第一类。规范的公文体式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。发文字号是公文不可缺少的构成要素，其写作规范有必要加以研究。 　　一、发文字号的规范要求 　　公文发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，一般由发文机关代字、年份和序号三部分所组成。例如，国务院文件“国发〔2001〕 6号”中，“国发”是发文机关代字，“2001”是发文年份，“6号”为文件序号，表明这份文件是国务院在2001年度制发的第6号文件。 　　发文字号既用于发文统计，也用于收文登记、归档和管理；同时，对于文件标题较长者，还可起便于引用的作用。 　　公文的发文字号，不是可随意编写的。在拟撰公文的发文字号时，必须符合以下三个规范化的标准：（一）国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的原则。《办法》规定：“公文发文字号一般包括机关代字、年份、序号。几个机关的联合发文，只标明主办机关发文字号。”（二）发文字号的正确位置。版头文件的发文字号，应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排布；平头文件的发文字号，位于标题下面的右侧。（三）发文字号的规范式：发文字号的年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 　　二、发文字号的常见混乱现象 　　发文字号是公文书面格式中不可缺少的一个组成部分，然而在现实中，常常发生发文字号的错位、增减、颠倒等混乱现象。 　　（一）位置不当。发文字号的正确位置应是机关代字――年份――序号，而现在不少的发文字号却出现年份――机关代字――序号的错误排列。如：《关于耕地占用税征收经费问题的通知》的发文字号“〔1994〕财农税28号”，把发文机关代字与年份的位置颠倒。 　　（二）年份不全。最常见的是〔99〕前省去了“19”，如四川财政专科学校1997年所发的第12号文，编写为“川财专校字〔97〕12号”，应在“97“前加上“19”为是。因为若经过1个世纪或更长一些时间，就有可能把“〔97〕”理解为公元2097年或2197年，年份不全无疑会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。 　　（三）代字不清。主要表现在发文机关的代字编写不全、不明，如贵阳冶金局的发文机关代字编写为“贵冶发”，其含义不清，是以冶金局党委机关名义的行文，还是以行政机关名义的行文，模棱两可、莫衷一是。因为“冶”字只能突出行业属性，故应在其后加一“党”（或委）字，表示以党委（党组）机关的名义行文；或加上一“局”字，则表示以行政机关的名义行文。 　　（四）过分简化。如“有色公司〔1992〕10号”，单看机关代字很难判定是哪个公司、属哪一级公司所发的文件。不如“中色发〔1992〕21号”机关代字清晰明确，过目即知是中国有色金属工业总公司1992年第21号文件。 　　（五）字号赘疣。常见于平行机关为某一有关事项联合行文的公文，联合行文的发文字号应当只注明主办机关的发文字号即可。习惯的错误是把所有联合单位的发文字号组成并列，如： 　　党字 第1号 　　浙农卫协〔2009〕 第10号 　　工字 第5号 　　团字 第3号 　　（六）乱设虚位。如厦门财经学院党委的发文字号为“厦财经院党发〔1992〕035号”；甚至还有加两个“零”字，如“闽府发〔1992〕002号”等，这是画蛇添足，多此一“零”。 　　（七）误用括号。如：“国发（2008）6号”、“国办发[2006]12号”，这里的年份所用的括号“（）”、“[ ]”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔 〕”，如：×政办〔2009〕8号。六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。 　　（八）数码错用。有些发文字号，特别是序号中，把本应写阿拉伯数码误用为汉字数码。如：“京政文〔1999〕第一号文”，这是不对的。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比