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合理的应用自身馆藏资源积极开发电子阅档管理系统 　　【摘要】：依据电子阅档室业务管理的需求，结合数字办公自动化的建设，研制了一套阅档室的计算机管理系统，并投入了实际应用。本文介绍了电子阅档室管理系统的结构框架和系统特点，简述了系统的功能模 　　【关键词】：电子阅档室　管理系统　计算机网络 　　 　　随着网络信息技术、多媒体技术、存储技术的飞速发展和应用，数字 化的信息资源越来越多，并以其特有的快速、高效和便捷改变着人们学 习和生活的方式。电子阅档室是档案室为查档信息者提供数字信息资源 利用、获取和处理的一个重要的中心。 　　电子阅档室的服务方式和服务内容与传统的阅档室不同，为了提高 管理效率、服务水平，必须使用计算机管理系统。同时电子阅档室的管理 不仅是档案室自动化系统的重要组成部分，而且对计算机网络方面应用 的研究、跟踪新技术发展趋势、电子信息获取与应用、调整档案室新技术 应用策略等都将起到决定性作用。 　　 　　1电子阅档室管理系统建设 　　 　　1.1电子阅档室的主要作用 　　电子阅档室为查档信息者提供了一个良好的网络环境，电子阅档室 的每台计算机均可访问网上的各种全文中外文数据库及视频数据库。查 档信息者可以在因特网上遨游世界各地；获取自己所需的文献资源，也 可自由参加在线交谈、讨论最新科技成果、享受商情服务、阅读电子图 书、电子杂志、发送电子邮件,以及超越时空的网上购物、精彩纷呈的网络 游戏等。 　　1.2电子阅档室管理系统建设目的 　　随着计算机技术、通讯技术和网络技术的迅速发展，档案室的各个 业务都使用计算机管理。近来数字档案室的出现使计算机在档案室得到 更广泛的应用。为此我们希望结合数字档案室的建设，研制一套阅档室 的计算机管理系统，使档案室的全部工作真正使用计算机管理，提高阅 档室的管理水平，更好的为查档信息者服务。 　　电子阅档室作为办公自动化知识信息使用的实现工具越来越受到 了社会和领导的重视，沿用传统的阅档室管理模式即不能满足电子阅档 室的业务需求，有需要花费人力和时间，因此我们认真分析了电子阅档 室管理的需求，利用先进实用的计算机网络通讯技术，建设了电子阅档 室的局域网，形成一个分布式的网络共享系统。计算机电子阅档室管理 系统是对传统档案室阅档室管理作了一次根本改变，一改以往的沉重、 复杂、繁锁的手工工作与管理方式，以轻松，灵活的方式提出了管理工作 的新理念，打破了工作中的局限性，管理和运作都焕然一新，节约了人 力，物力和财力，提高了工作效率，并实现了有些手工管理无法实现的功 能，其带来的好处是不言而喻的。 　　 　　2电子阅档室管理系统的结构和系统特点 　　 　　2.1电子阅档室管理系统的结构框架 　　通过对电子阅档室业务管理流程的仔细分析，我们采用 Client/Server的结构体系和数据库管理的方式建立电子阅档室的管理系 统，以Delphi5作为开发平台，可运行于Windows98、Windows2000、Windows NT等网络环境。电子阅档室具有连续开放，查档信息者使用频率 高、服务量大的特点，因此我们在系统设计时将查档信息者数据、系统管 理信息和统计数据等存放于服务器端，由电子阅档室通过网络共享。 　　2.2电子阅档室管理系统的特点 　　系统功能齐全：电子阅档室管理系统的功能模块覆盖了日常大量繁 琐而又重复的手工作业，同时实现了有些人工管理难以完成的功能。可 根据查档信息者需求预约任意上机时间段、分配计算机、计算机管理、多 种类型的统计报表等。 　　友好的用户界面：具有方便的安装程序，用户只需回答几个简单的 问题，安装程序自动对系统进行配置，迅速的建立起系统。系统用户界面 简单、易用，用户无需经过培训，就能轻松上手。 　　高效的管理。对电子阅档室内计算机的管理，设备使用，查档信息者 的使用情况以及信息资源利用等情况进行统计。 　　 　　3电子阅档室管理系统主要功能 　　 　　3.1上机管理功能 　　用户身份验证：通过对查档信息者有效证件的射频卡号或条型码的 读入，对查档信息者的身份进行验证，确定是否是合法查档信息者，以及 是否有使用电子阅档室的权限。 　　上机注册：计算机将对合法上机用户自动分配计算机的机号，并显 示上机时间和结束上机的时间。当查档信息者有某些特殊需求，需要在 指定的计算机上上机，可以由工作人员手工填入需要的机号。 上机信息维护：工作人员可随时根据需要对使用计算机的信息进行 修改、删除等维护和管理。 　　3.2参数维护：由用户根据电子阅档室的规定，填写查档信息者在什 么期限内，允许上机几次、上机的时间和删除预约上机的时间等。 　　3.3上机预约管理 　　预约登记：根据查档信息者的需求选择所需要的上机日期和时间