基于企业档案信息化管理的研究.docVIP

基于企业档案信息化管理的研究 　　【摘 要】本文首先介绍企业档案信息化管理模式，分析档案信息化管理工作重点，探讨档案信息化管理面临的问题与对策。 　　【关键词】档案管理；信息化；文档；纸质档案 　　引言 　　档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的一种方式。随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程通信传输技术等现代信息技术的应用越来越广泛，企业办公自动化、科研规划设计与生产无纸化、信息资源利用网络化的进程也在加快，全面推进档案信息化建设显得越来越迫切和重要。文章就企业档案信息化的管理模式、主要工作重点及出现的问题与对策做初步的研究与探讨。 　　一、档案信息化管理模式 　　1.依托企业单位局域网，构建本单位档案信息管理平台 　　在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效； 同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。 　　2.以档案综合资源管理系统为平台，以目录和全文挂接的方式，管理馆藏传统的各门类档案信息 　　档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其中工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。档案管理人员对移交的文件、图纸按照分类规划进行分类、立卷、建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中，批量录入简化了档案编目和录入流程，与此同时，系统可以抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存入服务器中实现挂接。该系统由档案信息发布网页、档案管理系统、文档一体化系统、网上远程检索系统等构成，具备了数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能。 　　3.以综合办公自动化系统（ OA） 为管理平台，对企业政务信息实施全电子化管理、在线归档 　　综合办公自动化系统对日常工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用。生产设计过程中的文件管理是一个动态的信息管理过程，包括了设计接口文件、专业互提资料、校审单、会议纪要、质量评审文件、图纸、计算书等设计全过程的所有文件及其修改过程，系统必须全面保证面向设计人员的文档在动态过程中保持完整性、正确性、关联性、可追溯性。 　　二、档案信息化管理工作重点 　　1.加强电子文件和档案的全生命周期管理 　　与传统的文件和档案管理相比，电子文件和档案管理具有相关因素增多、各因素之间相关度增高、变量增多、目标复杂化、技术含量更高等新的特点。特别是对元数据和系统具有依赖性，信息内容具有易变性，信息与载体具有可分离性，信息存储具有高密度性，物理结构和逻辑结构关系具有复杂性。所以，必须做到完整收集和安全管理。加强文件档案的归口管理，将档案的信息收集和实体收集嵌入企业的各项活动中，其中要特别注意积极推进电子档案的在线管理； 加强电子文件与电子档案接收与管理，不断完善电子档案接收、保管、利用的技术方法，科学整合各类档案信息资源； 加强对电子档案积累、鉴定、著录、归档等工作环节的监督和指导，以保证电子档案完整、有效、真实； 加强电子档案文件收集、鉴定、验收、案卷整理等传统手工作业技术的升级改造，使得传统技术与现代技术有机地结合起来； 加强电子文件与档案管理模式的研究，即深入研究企业在规划、设计、施工等各个阶段形成的电子文件的类型、内容和格式，电子文件与档案全生命周期内的流程、工作内容、控制内容和方式。 　　2.做好纸质档案的基础管理工作 　　就档案管理而言，档案数字化建设并不牵涉到对任何实体档案的变动，也就不会影响原有实体档案的管理，而纸质文件还将在单位日常档案管理工作中扮演重要角色，电子文件与纸质文件共存，两种版本文件同步随业务流程运转的状态将会持续相当长时间。此外，实体档案又是信息化的对象，当然还关系到信息系统信息可用量的大小，因此，应当不断加强对纸质档案的管理。并且应当以数字化处理为契机，对馆藏档案进行内容、结构、层次、类型上的优化。加快数据库的建立，重视现在馆藏档案的目录数据库和全文数据库建设，除了完成已归档文件数据库的建立外，要做到新项目文件归档与数据库建立同步进行，做到谁归档、谁建库，逐步全面建立起可远程查询的文书档案、技术规范、标准、基建档案、声像档案等数据库。能上网完成的业务尽可能在网上实现，包括实现网上