工程建设的项目档案管理的研究.docVIP

工程建设的项目档案管理的研究 　　随着经济建设的快速发展，国家对重点项目开发建设也开始提速，许多新建、改建、扩建工程项目，形成了大量的业内资料即工程档案。这部分档案是对工程项目实施全过程的质量控制、工程项目监理的重要保证。如何有序地管理好工程档案，既是工程本身的需要，也是档案部门的要求，更是保证工程建设质量全面提高的有效措施。 　　 　　一、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络 　　 　　加强对档案工作的集中统一管理、是确保工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们要遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则。 　　1、加强领导、统一协调档案管理工作。建议成立相应的工程档案领导小组，由总工程师负责并设立专职档案员。其次在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成全部的档案管理网络。同时，完善制度建设，制定岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。这样无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上及制度上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 　　2、各负其责、密切配合、建立健全管理体系。由项目经理负责组织工程项目建设过程中施工、安装、验收、调试、启动、试生产各阶段的科技文件材料归档，并对其完整性、准确性负责。安监部门对现场档案管理情况进行监督检查，并负责安全文明施工竣工移交档案资料的收集与编制工作。在此相关程序中增加工程监理环节，并将工程监理作为工程建设中的重要环节加以强调，为工程质量和档案的准确性提供有力的保证。 　　 　　二、转变观念，提高服务意识和超前管理意识 　　 　　提高服务意识，创新工作方法，摒弃坐等移交接收思想。档案工作人员应主动介入工程建设全过程，将制度化、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。 　　1、提高服务意识。档案管理部门负责档案的接收、整理、归档工作；对各归档部门文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作进行监督指导。档案人员要经常深入现场，进行及时的指导。对整理工程资料时发现的问题，及时反馈给各项目部，避免出现重复错误。要定期对现场资料进行检查，一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中重要作用。使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度；另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，与施工单位资料员沟通，跟踪施工情况，积极提供有效服务。 　　2、树立超前管理意识。工程项目开工初期，组织制定工程档案管理细则，对工程档案管理工作提出原则性要求，将为工程项目文件材料的形成、积累、整理、编目提供制度保证的工作前移到项目文件材料形成之初。工程建设过程中，就工程项目竣工图、竣工文件中容易出现的问题开展研究。抢在竣工图和竣工文件编制之前向施工单位提出归档要求，指导各施工部门按照档案管理规范形成积累项目文件材料。通过制定一系列措施，对工程档案进行超前管理。 　　 　　三、坚持项目档案管理工作与工程建设同步进行 　　 　　建设项目，特别是重点建设项目工程建设具有规模大、时间长、设计及施工单位多的特点，只有项目档案管理工作与工程建设同步进行，使对档案业务监督指导贯穿于项目建设的各个阶段，从项目的筹划、开工时就先期导人，直至竣工验收形成首尾相接、互为因果、全程控制的管理体系，才能保证项目档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面。一是在项目建设的准备阶段，从工程项目的提出开始，档案人员就要同时介入。建档工作即应开始。前期文件应包括四类文件：围绕立项形成的文件材料。包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等：设计基础资料。包括地质水文勘察报告等；设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算书等；建设项目管理文件。包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。二是在项目建设的施工阶段，档案人员应与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个阶段一般包括三类文件：建筑施工准备与建筑施工文件。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件出厂证明、质量鉴定及材料实验报告、技术会议记录、设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽工程验收记录、工程分项质量检查等：设备及管线、电气仪表安装施工文件。其中有施工方案、焊接试验报告、强度与密闭性试验报告、安装调试记录、管线清洗与通水记录、设备交接记录、电气仪表操作联动记录等。质量监督文件，包括工程监督日记、监理报告等。三是在项目建设的竣工阶段，档案人员应与工程监理人员、技术管理人员密切配合，以确保竣工阶