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工程的设计企业档案管理发展的模式初探 　　摘 要：本文通过对国内外工程设计行业企业的档案工作进行梳理，揭示了当前工程设计企业档案工作现状与发展方向、提出在信息化背景下档案工作者的服务职能创新方向。同时，为档案管理服务工作如何开展提出了建议。 　　关键词：信息化 工程设计 档案管理 档案信息系统 　　工程设计企业的档案能完整体现工程的来龙去脉，是企业活动的记录，凝结了企业员工在从事设计工作过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业重要的信息资源和知识资产。 　　下面，对目前国内外工程设计行业档案管理模式进行梳理，主要包括六个方面。 　　1 国外比较先进的档案管理模式综述 　　美国的城市工程建设档案，归纳起来有如下一些特点： 　　1.1 非常重视资料的收集和保管 　　档案部门所藏资料系统、完整， 门类齐全， 数量丰富。如纽约图书馆，该馆多年前进行馆房建设时所拍摄的照片+含建设地址原貌建筑基础、结构施工、设计模型等，及相应的文字记载均保存完好。 　　1.2 档案资料普遍实行电脑管理， 而且大多采用高密度、大?α康墓馀檀娲⒓际? 　　缩微技术已得到广泛应用，西雅图港务局档案室， 除拥有多台计算机、复印机外， 还有完整的缩微设备， 重要资料全部缩微， 所以没有大面积的库房。 　　1.3 档案实现了现代化管理 　　如西雅图地下管线中心，建立高效的图文信息存储及传输服务系统。我们看到每个办公桌面都安置了计算机和电话。工作人员通过接听查询电话并操作计算机调出图或数据为用户服务，并及时将信息传告有关管线管理单位，及时派员到动土现场指导。 　　1.4 实行计算机联网，大大地提高了档案信息资源共享及开发利用水平。 　　西雅图档案馆计算机中心，不仅与西雅图及附近州、县、地区的十多家档案馆联网， 而且与国内外一些档案馆联网，用户使用设在家庭或单位的计算机可向网内任何一家查询或索取资料。西雅图地下管线中心也与各家管线公司实现了联网，其信息转输准确、高效、敏捷。 　　2 工程设计企业档案工作现状与发展方向 　　工程设计行业企业档案管理经历了以下几个阶段：一是手工操作阶段；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现信息系统档案信息检索与利用，实现档案信息无纸化。 　　目前，大部分企业处于半自动化阶段（部分计算机完成，部分人工完成）向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存到档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。工程设计企业档案工作现状与发展趋势主要包括以下几个方面： 　　2.1 档案实体管理与档案信息管理的结合 　　工程设计企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，体现出一系列新特点，如：来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。这要求工作人员在开展档案工作时，把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。 　　实体管理以整理为核心，主要采用历史的管理方法；信息管理以检索为龙头，却主要采用逻辑的方法。因此，企业档案工作不仅要做到档案实体有效保存与持续性管理，还要通过信息组织原理和技术将档案实体与信息建立目录关联，再运用数据库技术、数据挖掘技术，将档案信息内的知识集成为企业所用。[1] 　　2.2 信息化实施对企业发展的重要性 　　档案信息化，从以档案实体为重心的原有模式，向以档案信息为重心的新模式转变。通过对档案信息进行处理，可大幅提高档案的可用性，能够从馆藏档案中获取大量有价值的信息资源。 　　根据企业的机构设置和各自的专业特点来进行，以规范性、系统性、稳定性、高度共享性为原则，按行业特点和专业分类来组织，把沉淀的、片断的、零碎的档案资料知识变成活跃的、有条理的、分门别类的系统的数字化信息。使有关设计人员能够及时掌握行业信息， 提高设计水平、设计效率、设计质量和管理水平。 　　2.3 电子文件的维护与管理 　　人们把以数字化方式记录的文件统称为电子文件，对于企业来讲，解决本单位、本工程电子文件的收集、管理和归档，从源头解决电子文件真实性、完整性问题。结合工程建设档案的实际，充分应用元数据技术、电子签名技术、加密技术、身份认证技术等维护建设电子文件信息的真实性、完整性和保密性。 　　主要的问题有三个： 　　（1）电子文件的长久保存问题。数电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体必须进行定期检测和拷贝，确保电子档案信息的可靠性。 　　（2）电子文件的证据力和法律效力问题。这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。2005 年4 月