公司档案管理制度(试行).pdfVIP

公司档案管理制度 第 1章 总则 第 1条 目的。 为了规范公司档案管理工作，做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作， 发挥档案价值，防止公司信息泄露，特制定本制度。 第 2条 档案管理体系 （1）公司成立两级档案管理体系，综合管理部下属档案室为公司档案主要 责任单位，综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部 门为本单位文档保管部门，均应指定专人兼职负责。 （2）档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定。公司的档案库 应与公司的其他资料库，如工程施工、设计资料库等分开管理。密级档案必须保 证安全。文书结案后，原稿或正本应归档，需经常性使用的，应留副本使用。 第 2章 文件、档案整理 第 3条 文件点收 文件结案移送归档时，根据如下原则点收。 （1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。 （2）文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。 （3）文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。 （4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 （5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送综合管理部 签收后，将文件归档处理。 第 4 条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理。 （1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订 为原则。 （2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理 齐钉牢。 （3）文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使 其整齐划一。 第 3章 档案分类 第 5条 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门]大类、 小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序 分为若干小类。 第 6条 档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时， 须在第三级之后增设第四级 “细类”。如案件不多，也可仅使用 “部门”及 “大 类”或 “小类”二级。 第 7条 同一 “小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件 较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类 （或细类） 之后增设 “卷次”编号，以便查考。 第 8条 每一档夹封面内首页应设 “目次表”，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个 “目次”编号为原则。 第 9条 档号的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中， A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2 为档案目次。 第 4 章 档案名称及编号 第 10条 档案名称。 （1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案 内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 （2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示：其位数使 用视案件多少及增长情形斟酌决定。 （3）档案分类各级名称经确定后，应编制 《档案分类编号表》，将所有分类 各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 （4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多 时，随时增补之用。 （5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修 改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第 11条 档案编号。 （1）新档案。应从 《档案分类编号表》查明该档案所属类别及其卷次、目 次顺序，以此来编列档案号。 （2）档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。 （3）档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类 者，应先确定其主要类别，再编列档案号。 （4）档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首 页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 第 5章 档案归档管理 第 1