集团公司人事档案管理制度.docx

集团公司人事档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为了规范集团的人事档案管理工作，加强对人事档案的收集、补充、鉴别、汇总整理、借阅、借用、转递、保管等工作流程的内部管理监控，维护集团人事档案的规范性和保密性，根据国家人事档案管理法律法规和集团档案管理制度等有关制度，结合集团人事档案管理工作实际，特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团系统内部人事档案管理工作。 第三条 本制度明确集团人力资源中心负责集团总部人事档案管理工作，对各地区公司、下属公司人事档案管理工作进行业务指导和检查，并自觉接受集团档案中心的业务指导、监督和检查。 第二章 档案管理人员工作职责 第四条 集团人力资源中心设立人事档案室，安排专职管理人员，负责对人事档案的收集、补充、鉴别、整理、借用、借阅、转递、保管、规范等管理工作。 第五条 集团人事档案管理人员工作职责： （一）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密制度，保护档案的安全，不得泄露档案内容，做好人事档案的安全保密、保护工作； （二）根据集团公司人事档案工作具体情况，完善各项必要的规章制度，坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。 （三）收集、鉴别和整理人事档案材料，办理人事档案的查阅、借阅和转递等工作。及时登记人事职务、工资、职称等的变动情况，为有关部门提供人事档案信息。 （四）积极主动地去发现人事档案工作的新情况，新问题，并定期向部门领导请示报告工作。 （五）积极参加档案管理学习，提高业务水平和工作能力。 第三章 人事档案材料的收集、补充、鉴别、整理及归档 第六条 人事档案材料是公司管理中的基本信息材料，是搞好公司人事管理工作的重要基础。材料收集要求及时、准确、保质、保量。 第七条 收集及补充人事档案材料的渠道有以下几个方面： （一）在办理员工招聘、入职、培训、考核等事务的过程中收集的员工人事档案材料： (1) 履历表及其他简历材料等。 (2)?各种鉴定、各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历、学位、职称证明等。 (3)?政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。 (4)?参加中国共产党和共青团的材料。 (5)?各种奖励及先进事迹材料。 (6)?处分、撤销处分和甄别复查材料。 (7)?任免呈报表，确定或晋升技术职务审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等。 (8) 其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查等。? （二）在办理员工薪资变动、岗位变动、奖惩、离职等事务的过程中收集员工的岗位、工资、奖惩材料； （三）在办理员工的技术职称评定、考试等事务的过程中收集员工的技术业务材料； （四）直接向员工收集及补充其个人材料； （五）通过查阅、核对公司各类文件收集和补充人事档案材料。 第八条 发生员工入职、离职、岗位变动、工资变动、奖惩等各类人事变动事项时，人力资源中心必须立即进行整理汇总并归档，经汇总整理后的材料必须做到准确无误，不得拖延、遗漏。 第九条 材料整理汇总及归档的程序如下： （一）对材料进行鉴别，判断其是否符合要求； （二）对材料进行分类，按类别进行整理； （三）对材料进行汇总，制作相应的汇总统计表，并在汇总统计表上注明统计时间、制表人、审核人，然后将汇总表交部门负责人审核； （四）对汇总统计表进行备份； （五）将档案材料归档入库； （六）在有关目录上补登材料名称及其相关内容。 第十条 人事档案分类与编目规则，根据国家人事档案规范管理办法，按集团xx地司档字[20xx]第002号文中有关人事档案条款参照执行。人事档案分为在职人事档案和离职人事档案。人事档案编目规则如下： 在职人事档案编目规则 （1）人事档案类目录代字为G； （2）一级属类为1（在职人事档案）； （3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。 （4）卷宗号为四位自然排序的阿拉伯数字组成, 卷宗号出现空位时可循环利用； （5）人事档案目录标识： G 1 .1 —0001 案卷号（如：-0001） 目录顺序号 一级属类 人事档案类目录代字 （二）离职人事档案编目规则 （1）人事档案类目录代字为G； （2）一级属类为2（离职人事档案）； （3）目录顺序号以10年为单位，给定目录序号。如1998-20xx目录序号为1，20xx-2017目录序号为2，依次类推。 （4）卷宗号为八位阿拉伯数字组成，前四位由年月组成，后四位以年为周期按流水号排序组成； （5）人事档案目录标识