我国高校档案管理信息化的研究.docVIP

我国高校档案管理信息化的研究 　　【摘要】本文从档案管理信息化内涵入手，分析了目前我国高校档案信息化管理进程中存在的主要问题，并针对这些问题提出了加大软硬件基础设施经费投入、提高管理者综合素质、建立制度保障体系、健全安全机制等应对策略。 　　【关键词】高校；档案管理信息化；对策 　　档案工作的根本目的是提供一种便利的信息渠道为社会服务。高校档案管理作为一种信息管理资源，其重要性不言而喻。21世纪是信息化的时代，如何实现高校档案管理信息化，怎样让档案管理在教学、科研、教育改革中发挥重要作用，已经成为高校管理者思考的重要议题。随着计算机信息技术的不断演进和校园科学技术水平的持续推广，用信息化管理模式来管理高校档案已经成为发展的必然，也是衡量高校管理是否完备的重要指标。高校档案管理信息化的本质是以计算机网络建设为基础，将纸质档案数字化、规范化的一种资源组建模式。因此，加快高校档案管理信息化进程，综合开发利用档案管理信息资源，是当前高校档案建设的重要任务。 　　一、档案管理信息化的内涵 　　档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案信息资料通过加工处理，应用计算机网络和数字化原理等大数据信息库技术，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，从而实现档案信息资源的社会化共享，提高档案信息的利用率。 　　传统的档案管理是建立在纸介质基础上，工序复杂效率低。而现代档案管理的信息化主要是通过网络进行信息的传递，利用计算机及互联网平台将信息进行收集、整理、归档、编目、检索，建立大数据库平台。档案管理信息化方便了资料的存取和与国外网络的连接，能充分开发和利用档案信息，为高校内部和社会广大用户提供各种检索服务、文献数据库信息、咨询服务、查询服务，实现资源共享。 　　二、高校档案管理信息化存在的问题 　　目前，我国高校信息化管理面临诸多问题，比如：思想观念滞后、软硬件基础设施建设落后、高校档案管理人员综合素质普遍偏低、信息化管理制度还不够健全等，这些问题急需解决。 　　（一）信息化意识不强，思想观念滞后。高校档案信息化管理是现代高校信息资源的合理分配和有效利用，所以档案管理工作的内容和方式应不断发展创新。但在实际工作中，许多校领导还没有清楚地认识到高校档案管理的重要意义和价值，对档案信息化建设的进程不太重视。档案管理人员信息化意识不强，思想观念滞后，缺乏创新意识和创新实践。还有一些人依然固守传统落后观念，认为信息化管理档案效果不大。总体而言，现代高校管理人员对档案信息化管理缺乏深刻认识，他们认为档案工作是一项附带性工作，忽视了它的重要性，所以在行动上表现出安于现状的工作态度。 　　（二）经费投入少，软硬件基础设施建设落后。根据相关调查数据显示，我国大多数高校档案都存在信息网封闭的问题，还没能实现数字化资源的共享和有效传递。我国高校普遍存在的问题是对基础设施的经费投入少，基础设施落后，主要表现为：很多高校打印机、扫描仪、计算机等办公设施落后且简陋，而档案管理信息化建设首先需要有现代化的基础设施。除此之外，与硬件设施相配合的软件设施也比较落后，软件达不到信息的现代化要求，无法实现信息的跨库检索，在实际的应用过程中，有诸多不便。 　　（三）高校档案管理人员的综合素质有待提高。高校档案信息化专业要求比较高，需要档案管理与信息管理做到有机结合。这对于传统的档案管理人员来说，是一项不小的挑战。我国目前从事档案管理的人员大多是一些退休教师，他们的专业知识体系较为传统，计算机知识更是薄弱，有些甚至连计算机最基本的操作应用都很难掌握，还有一些档案管理者学历水平较低，既不懂专业又不懂技术，信息化管理对于他们来说更是举步维艰。高校档案管理工作其实是一项偏技术性的工作，对工作人员的专业要求和技术要求都比较高，我国高校在人才综合素质这方面还比较欠缺，既跟不上信息化对档案管理的要求，又跟不上网络全球检索服务的要求。 　　（四）信息化管理制度还不够健全。任何管理工作都需要相关制度加以保障，高校档案信息化管理对制度保障要求相对比较高，所以必须建立一套行之有效的制度来规范和保障档案管理。然而，我国大多数高校行政管理制度不健全，体系不完备，程序不统一，加之其它辅助性管理制度缺失，直接影响了我国高校档案管理的信息化建设进程。 　　三、高校档案信息化管理对策 　　如前所述，高校档案管理信息化是实现高校公共服务的基础工程，体现了现代大学的办学水平、办学质量和管理层次。信息化管理既是机遇又是挑战。根据前期建设的问题及经验，笔者认为应该从以下四个方面提出对策： 　　（一）加大经费投入，加强各种软硬件基础设施建设。加大经费投入力度，加强各种软硬件设施建设是我国高校档案管理信息化的基础。计算机、打印机、扫描仪等硬件设施需配套使用，还要开发、引进、创新相关的档案管理软件