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第四章节 建设项目文档管理规定
第四章 建设项目档案管理
第一节 一般规定
第一条 根据股份公司《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理工作
规定》(石油办字[2006]244 号)、集团公司《炼油化工建设项目(工程)竣工验收手
册》(以下简称《炼化手册》)等有关规定,制定本制度。
第二条 本制度所称建设项目档案是指公司所有建设项目从立项审批、招投
标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、
图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。
第三条 本制度适用于公司所有建设项目。
第二节 管理内容与职责
第四条 建设项目档案是项目建设历程的真实记录,是公司生产、管理、维护、
改扩建的真实依据和不可再生的信息资源,同时也是全面鉴定工程质量,查明事故原
因,追究事故责任的可靠凭证。
具体内容包括:项目前期资料、勘察设计资料、项目管理档案、监理档案、交工
技术文件(包括设备随机文件)、竣工图、涉外文件、财务和器材管理资料、消防文
件、投料试车及生产考核资料、竣工决算资料及竣工验收文件等内容。
第五条 建设项目档案工作实行统一领导,集中管理。凡形成项目档案的部门
或单位,都必须按规定向技术发展处移交档案及有关资料,维护建设项目档案的完整、
统一与安全,确保建设项目档案资料的准确、系统和有效利用。
第六条 技术发展处是公司建设项目档案工作的业务管理机构,其主要职责
是:
(一) 负责对公司建设项目档案工作进行协调、监督、检查、指导;
(二) 组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;
(三) 参加股份公司级和地区公司级竣工验收;
(四) 检查、接收、保管建设项目档案实体。
第三节 建设项目档案管理
第七条 建设项目档案工作要坚持“三同步” 的原则:
(一) 即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关
单位对项目档案的职责;
(二) 在检查施工进度和质量的同时,对项目档案资料的收集、整理、审定工作
进行检查;
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(三) 工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。
第八条 工程部、技术发展处、商务部、质量监督站、生产和辅助单位、监理
单位、施工单位等项目相关部门要提高档案意识,要把建设项目档案工作纳入工程建
设计划,纳入项目管理程序,纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规
章制度;要将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中,明确各方面对档案工作
的责任;要建立经济制约机制,坚持建设项目档案资料在工程质量管理中的一票否决
权。
第九条 工程部、生产和辅助单位要和档案部门密切配合,档案管理人员应当
参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加设备到货开箱验收、参加
项目工程竣工验收。
第十条 建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络,对建设项目档案资
料实行跟踪管理、动态管理。各类资料的存档程序是:
(一) 项目前期资料(项目建议书、可研、初步设计等)由设计单位形成→技术
发展处→档案管理部门存档;
(二) 施工图(含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等)由设计单位、
商务部、生产和辅助单位形成→档案管理部门存档。
(三) 交工技术文件,由施工单位形成,中交后整理组卷→经设计单位、监理单
位、质量监督站、工程部签审→档案管理部门存档。
(四) 随机文件由供货商提供→档案管理人员持技术协议到设备开箱现场,收集
随机文件暂存→工程中交后移交施工单位整理组卷→生产和辅助单位签审→档案管
理部门存档。
(五) 项目管理档案由工程部形成并整理→档案管理部门存档。
(六) 监理档案由监理单位形成并整理→档案管理部门存档。
(七) 其它资料由工程部收集整理→档案管理部门存档,内容包括:
1. 生产准备及试运考核总结;
2. 项目竣工验收报告书;
3. 工程设计总结;
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