文件和记录控制程序ix4nt8yb.docxVIP

 文件分发明细 ■分发 □不分发 ■总经理 ■管理者代表 ■行政人事部 ■市场部 ■采购部 ■精密仪器部 ■光学元件部 ■质管部 ■财务部 制修订记录 日期 制修订页次 版本号 制修订摘要 制修订者 备注 2015.01.01 全部 1.0 制订 编 制 审 核 批 准 1、目的 为使本公司的质量管理体系有关的文件资料、记录得到控制，确保各有关部门均使用文件、记录有效版本，并避免过期、失效文件遭误用，保证与质量管理活动有关场所使用的正确性和有效性；确保相关记录资料，能有效地追溯及查证，为体系有效运行提供证据。 2、适用范围 适用于所有与质量管理体系有关的文件资料、记录的控制。 3、职责 3.1 质管部负责质量管理文件和记录控制的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查。 3.2 精密仪器部负责技术文件的控制和管理。 3.3 各部门负责本部门的文件和记录的收集、整理和归档工作。 4、程序内容 4.1 文件管理 4.1.1 文件分类 公司文件分为管理文件、技术文件、外来文件和记录。 1） 质量管理文件 a、质量方针和质量目标； b、质量手册，程序文件； c、公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件。 2）技术文件 a、产品技术标准； b、产品图样； c、工艺文件； d、作业指导书、操作规范（程）、检验标准。 3）外来文件 a、法律法规； b、产品的国家标准、行业标准； c、供方提供的文件。 4）记录 证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。 4.1.2 文件编号 1）质量管理体系文件编号由以下内容组成 文件顺序号文件类别号批准年号公司名称代号 文件顺序号 文件类别号 批准年号 公司名称代号 注： = 1 \* GB3 ① 公司名称代号：INTANE = 2 \* GB3 ② 文件类别号： i、质量手册：QM； = 2 \* roman ii、程序文件：QP； = 3 \* roman iii、管理制度或办法：QW； = 4 \* roman iv、作业指导书及检验规程：WI； = 5 \* roman v、安全操作规程：CZ； = 6 \* roman vi、质量记录单：JL = 3 \* GB3 ③ 文件顺序号：从01开始依次编号 = 4 \* GB3 ④ 批准年代号：（2015…） 2）文件的记录表格编号按4.2记录管理程序部分。 3）管理文件和作业文件等编号按有关规定。 4.1.3 文件状态标识 版本号 / 修改状态：A / 0 其中: “A”为版本号，以英文字母顺序顺延编制； “0”为修改状态，从0~9顺序顺延编制。 4.1.4 文件的编写 1）质量方针和质量目标由总经理组织制定并批准发布。 2）质量手册由质管部组织编写。 3）程序文件由主管该项工作的部门组织编写。 4）精密仪器部负责编写技术文件，涉及到军用的图样和技术文件按以下规定进行控制： a、按《技术文件管理制度》规定进行审签，审签包括：编制、审核、工艺、质量、标准化、批准； b、按技术文件管理规定，对图样和技术文件的设计、编制、领用、复制、更改、回收等过程进行控制和管理，确保现场使用的图样和技术文件协调一致、现行有效； c、按图样和技术文件归档管理制度规定，确定产品质量形成过程中需要保存的文件；每个项目完成后，精密仪器部负责人及时将文件整理归档；每年年末，由精密仪器部检查图样和技术文件归档情况。并按规定及时归档； d、为确保图样和技术文件协调一致、现行有效，各部门每年检查一次文件的有效性，确保图样和技术文件的现场的唯一性。 5）管理文件由主管该项工作的部门组织编写。 4.1.5 文件的审批 文件发布前应得到批准，以确定文件是充分适宜的。 1）质量手册、质量方针和质量目标由管理者代表审核，总经理批准发布。 2）程序文件由质管部审核，管理者代表批准。 3）技术文件由起草部门负责人审核，其他相关部门负责人会签，总经理批准。 4）管理文件由主管该项工作的部门负责人审核，管理者代表批准。 4.1.6 文件的标识 1）质量管理体系文件版本号为标识。 2）外来文件以归档日期为标识。 4.1.7 文件的受控状态 1）文件分受控文件和非受控文件。内部使用的文件属受控文件，非内部使用的文件属非受控文件。 2）受控文件加盖红色“受控”印章，“没有印章即不受控”，不使用印章，即为“非受控”文件。 4.1.8 文件的归档与管理 1）文件批准后送交该文件的管理部门归档，受控文件应列入文件目录。 2）归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。 3）借阅归档文件，应经文件管理部门负责人同意后方可借阅。 4.1.9 文件的发放与管理 1）受控文件发放，由文件管理部门填写《文件发放记录表》