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档案信息电子化管理的现状分析 　　【摘要】随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设不断被推进，办公自动化也在各行政机关越来越普及。如今，信息资源各种各样，而档案以其独具的与人类社会各种活动中所载信息的原始性、真实性等特殊性质占据着独特的地位，各行各业都离不开档案工作，所以，实现办公自动化，使用电子化管理档案信息是历史发展的必然趋势。 　　【关键词】信息电子化 特点 存在问题 　　【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0332-01 　　一、档案信息电子化的特点 　　1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。 　　2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题――选材――编辑――出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。 　　3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。 　　4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。 　　5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。 　　二、实现档案信息电子化存在的问题 　　办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析： 　　1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。 　　2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性服务性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 　　3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。 　　4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。 　　5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。 　　6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。 　　三、对档案信息电子化存在问题的