档案信息质量评价之指标的体系构建.docVIP

档案信息质量评价之指标的体系构建 　　摘要：本文从档案信息的特点、档案信息质量现状及评价指标研究现状说明了构建指标体系的必要性，通过档案信息个体质量、集合质量和效用质量三个方面力图构建比较完善的档案信息质量评价指标体系，并希望通过层次分析法将此体系付诸实践。 　　关键词：档案信息质量　评价指标　指标体系 　　 　　档案信息资源是整个人类信息资源中的重要组成部分。在当今信息社会，是否拥有并善于利用档案信息资源，已成为人类社会正常运行与顺利发展的基本条件之一。我国拥有极为丰富的档案资源，据统计，在我国3995个各级各类档案馆中，仅国家综合档案馆就保存有1.3亿卷档案。面临如此浩瀚的资源。其保存质量状况如何，尚无法知晓。关于档案信息资源建设的研究成果颇为丰富，但直接涉及档案质量评价的主要是传统档案价值鉴定理论，档案鉴定作为档案管理的重要环节，主要关注档案个体信息，但也未能突破个体范围而从馆藏整体或者用户角度全面评价档案信息。笔者试图从档案个体、档案集合(馆藏)、档案用户三维构建一套全方位的档案信息质量评价指标体系，并希望通过层次分析法精确计算出各个指标的权重。为实际工作提供量化标准指导。 　　 　　1、构建指标体系的必要性 　　 　　1．1　档案信息具有多维属性，需要多角度的评价指标，档案信息反映的是社会各项活动的记录，包罗万象，具有多方面性和社会性的特点：档案信息的最终确定需要经过收集、鉴定、保管、利用等流程，具有操作复杂，质量确定较难的特点；档案信息的开发利用服务普及难度大、效果不明显，具有复杂性、隐含性、模糊性等特点，这些特点使对档案信息的评价不可能只单方面而必须从全方位、多角度进行，以形成相辅相成的指标组即系统、全面、科学的指标体系。 　　1．2　可供利用的档案质量并不明朗，需要全方位的评价指标。陈永生教授认为“档案利用的一个最基本的前提就是要知道有多少档案和有哪些档案可供利用”，不过需要补充的是“量”的确定并不能保证利用工作的顺利开展和用户需求的满足，只有全方位了解和评价档案的“质”，才能较为全面掌握可供利用的档案情况，使档案工作者清晰地知晓档案信息的生存状态、区分优劣，使档案用户明明白白“消费”、轻轻松松利用档案信息。 　　1．3　传统档案信息评价(鉴定)未能从馆藏和用户角度考虑。曾有资料统计表明档案已供利用的情况是“档案利用与99％以上的人不相关，与90％以上的档案不相关”，造成如此结果的原因在于传统档案鉴定工作以“客观价值”为主要标准，没有充分考虑馆藏质量和用户需求。另外，目前我国对档案信息质量评价研究的较少，直接涉及档案信息相关评价指标、构建相关指标体系的研究则更少，已有的也只有极少量的关于档案利用、网络档案信息及数字档案馆等方面的质量评价研究。 　　 　　2、档案信息质量评价指标体系的构建 　　 　　评价档案信息质量，基于不同的角度会有不同的指标。本文沿着档案形成到进馆保存再被利用的时间主线，从形成时的“个体”，到进馆之后的“集合”馆藏，最后用户的利用“效用”三个角度来构建档案信息质量评价指标体系。 　　2．1　档案信息个体质量指标。客观性，档案反映的事实总是某个客观事物的某一方面的属性。它要求按事物本来面目去考察，与一切个人感情、偏见或意见无关，不带有自己的偏好和利益。有些学者也提到真实性、可靠性等，笔者认为真实性、可靠性必须通过客观性来保证，客观是真实、可靠的本质和内核，具体反应在三个方面：一是档案信息应当与其所要表达的客观事实保持一致或吻合：二是具有相似背景的不同用户分别采用同一方法对同一事件加以分析。应能得出相同的结果：三是档案信息应减少档案工作人员的偏差，不应有预定结果的偏向。例如，在纸质档案数字化的过程中，档案信息的客观与否就通过反映的真实即数字化后的档案内容是否与原事实保持一致、能否仍然可证实以及在数字化的过程中有否因为人员的偏差而出现错误来判断。 　　正确性，相对客观性而言，正确是指符合事实、道理或某种公认的标准。事实上，档案信息的形成、利用等过程中完全不具有个人的主观性是不可能的，即在一定程度上档案信息具有较大的主观性，但这种主观性的引入必须与事实、公认的道理和标准相一致、相符合，这种主观性在档案信息质量中就表现为正确性。 　　权威性，一指档案信息来源的权威，档案信息形成者的权威越高，则档案信息权威性越大：二指档案进馆后对档案信息的处理方式和处理手段是可靠的，如在进行档案信息检索时所用到的方法或公式应该使用户觉得是有道理的：三指提供档案信息来源的公信力，提供档案信息的部门公信力越高，则档案信息权威性越大。 　　背景性解释，指与档案信息密切相关的背景性信息，有助于了解和表达档案信息，其本身也是档案信息的重要组成部分。特别是对电子文件而言，为了使电子文件能够长久