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档案数字化业务外包工作的研究 　　【摘要】档案数字化是档案管理工作的重要组成部分，档案管理机构在处理档案数字化工作时，经常采取的办法是业务外包，一方面提升了档案机构的工作效率，另一方面节约了档案管理的财务支出，但是，业务外包也存在安全、财物等方面的隐患。对此，本文将从外包前期准备、公司选择、安全防控、验收交接出发，对档案数字化业务外包给予一些建议。 　　【关键词】档案数字化；业务外包；研究 　　所谓档案数字化业务外包是指相关档案管理机构结合自身工作需求，将档案数字化业务委托给专业外包公司，外包公司利用计算机、多媒体、数字摄影存储等技术手段，对纸质、电子等档案资源进行扫描、加工、处理，档案管理机构对数字化成果直接利用的一种工作方式。我国于20世纪90年代开始正式推广档案数字化业务外包，经过几代人的努力，在外包公司业务能力、数字化技术、法律制度、信息化利用等方面积累了一定的成果。然而，在实际工作中，档案数字化业务外包工作也存在着潜在的风险，档案管理机构要高度重视，严格把控，推动档案数字化业务外包工作持续稳定发展。 　　一、做好档案数字化前期准备 　　档案管理机构确定档案数字化外包后，应积极部署，做好前期准备工作。首先，档案管理机构应成立档案数字化外包管理组织，明确组成人员及工作职责，做到任务清楚、责任明晰。其次，结合国家标准和本单位工作实际，系统整理本单位档案基本情况，包括档案数量、载体形式、档案类型、保存状况、保存期限、秘密等级等，综合考虑职能、成本、风险、利益等因素，对需要进行数字化管理的档案进行分类，根据分类情况来确定外包的业务范围。最后，走访调研、借鉴经验，制定一套切实可行、科学合理的业务外包工作方案，从转化流程、保密管理、风险防范预警等方面细化规章制度，为档案数字化业务外包工作提供方向指引、操作指南。 　　二、准确选择外包服务公司 　　（一）审核外包服务公司。档案数字化工作具有复杂性和专业性的特点，档案管理机构在选择外包公司时要综合考虑多方面因素。一方面，审查外包公司资质，外包公司是否具有工商管理部门核发的有效营业执照，档案数字化加工或数据处理类项目是否属于其业务范围，是否具有独立的法人资格，是否具有相关的专业技术人员、软硬件设备，评估公司的财务状况、信誉等级、成功案例等。另一方面，考察外包团队的业务能力及素质。从总体上讲，外包团队人员专业技能的高低决定了外包业务开展质量的好坏。所以，档案管理机构要选择高素质的外包人员及外包公司。这就需要档案机构在与外包公司签订外包合同的时候，就必须选择那些具有专业技能、较强责任心以及良好道德品质的外包人员，能够熟悉数字化工作流程，熟练操作数字化设备，不泄露档案信息资料秘密，确保工作保质保量地完成。 　　（二）签订合作协议。在选择出合适的外包公司后，需要制定合同和制度来明确外包业务范畴、责权以及外包公司的服务界限，内容要细致规范，合同中要详细记录外包模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等方面，使得外包公司明确自身的职责，并且保质保量地按时完成外包业务。除此之外，还需制定保密条款，双方签订保密合同，一旦出现档案信息泄露情况，按照保密条款，严肃追究相关责任人和责任单位。 　　三、全程监控档案数字化过程 　　（一）制定标准化业务流程。档案管理机构要结合外包工作事项制定相应规范和操作标准，使得外包公司有章可循，按照标准进行档案数字化转化工作。档案数字化转化工作程序复杂且繁琐，既包括转化前期的准备工作，如提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理等，又包括转化中的扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引等，还包括转化后期的打印目录、 装订（装盒）、 还档、 登记、 归档、 备份、 抽检等。在具体项目实施过程中，要有效把握好每一个环节，使得业务流程的各环节之间有效衔接，避免发生错误。在提卷工作中，要注意形成数据表格，方便日后查证；在拟标题时，也要使拟定的条目表达清晰；在档案整理过程中，如发现一些损坏严重的档案影响扫描工作甚至无法进行扫描，需要先进行相应的处理，恢复档案内容以确保档案扫描工作可以高效地完成；在对档案进行扫描工作时，如果装订物的存在影响到被扫描档案的内容，这时需要拆除装订物以确保档案的完整性；在拆装过程中，要保证档案完好无损，并及时做好档案记录，以保证档案在装订后无错误情况；在装订过程中，要严格按照国家规定，确保合法合规。要确保每一项工作都有记录，每一天的工作都装订成档，方便日后查找问题出现的根源。 　　（二）加强数字化场所安全防控。档案数字化外包工作开展较为复杂，涉及到的人员较多，无形之中增加了不安全风险因素的可能性。由于历史沿革等客观原因，档案总有可能存在编号错误、文件损毁等现象